Manuelle Dokumentenablage kostet Zeit – wir holen sie zurück

Dokumentenprozesse mit KI, Power Platform & SharePoint automatisieren

60 % der Backoffice-Zeit gehen für Scannen, Drucken, Stempeln und sortieren, oft mit manueller Verschlagwortung, drauf. Ein hoher Aufwand für einfache Aufgaben – mit hoher Fehleranfälligkeit. Gerade bei sensiblen Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen oder Verträgen entstehen unnötig viele Arbeitsschritte. Mit der richtigen Lösung lässt sich der Aufwand um bis zu 80 % reduzieren. 

Unstrukturierte SharePoint-Ablagen erschweren revisionssichere Prozesse

In vielen Organisationen werden kaufmännische Dokumente weiterhin papierbasiert verarbeitet. Die Ablage erfolgt lokal, manuell und oft mit ortsgebundenem Zugriff – über Scan, Ausdruck, Stempel und Aktenordner. Digitale Strukturen existieren meist nur ergänzend oder als einfache Dateiablage in SharePoint. Ohne Metadaten, ohne feste Regeln. Solche Systeme stoßen spätestens dann an ihre Grenzen, wenn Dokumentvolumen steigen oder hybride Arbeitsformen den Zugriff erschweren. Verträge, Rechnungen oder Mahnungen sind vorhanden, aber nicht systematisch auffindbar und schon gar nicht revisionssicher. Spätestens wenn Aufbewahrungs- und Löschfristen relevant werden, zeigt sich: Ohne eine konsistente Verschlagwortung lassen sich weder Fristen sicher steuern noch Abläufe revisionsfähig dokumentieren.  

Wer das händisch auffangen will, betreibt Symptombehandlung. Die tägliche Sucherei, manuelle Korrekturen und unsaubere Archivierung bringen niemanden weiter, weder operativ noch in Sachen Compliance.  

Die Lösung: Automatisierte Verschlagwortung mit SharePoint Premium und Power Platform 

 

Unsere Lösung kombiniert die KI-gestützten Klassifizierungsfunktionen von SharePoint Premium Autofill mit automatisierten Validierungs- und Freigabeprozessen über die Power Platform. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Workflow zur dokumentbasierten Datenextraktion, Validierung und regelbasierten Ablage, die vollständig in die Microsoft-365-Sicherheitsarchitektur eingebettet ist. 

DMS Autofill mit Share Point Premium

Digitale Ablageprozesse verbessern – so funktioniert’s: 

Drop DokBib ist das Eingangskörbchen des Systems. Hier werden E-Mails und Dokumente manuell oder automatisch „abgeworfen“. Jedes neue Element startet den Prozess zur Analyse, Verschlagwortung und Ablage

Drop  DokBib

  • Die Drop DokBib ist das Eingangskörbchen des Systems. Hier werden E-Mails und Dokumente manuell oder automatisch „abgeworfen“. Jedes neue Element startet den Prozess zur Analyse, Verschlagwortung und Ablage.

Autofill Columns

  • Autofill Columns analysiert den Dokumenteninhalt – etwa Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – anhand trainierter Klassifizierungsmodelle. Diese erkennen Strukturen wie Kundennummern, Beträge oder Vertragskennungen und ordnen sie automatisch den richtigen Spalten in SharePoint zu.
Autofill Columns in Share Point
DMS Dokument Mahnung

Validierung

  • KI ist nicht unfehlbar – deshalb greift bei Unsicherheiten oder kritischen Dokumenten ein definierter Workflow der eine Validierung einfordert. Dabei wird das Dokument zur manuellen Kontrolle an berechtigte Personen weitergeleitet. Diese können Daten prüfen, ergänzen und Freigaben erteilen – „Human in the Loop“ inklusive Protokollierung.

Sensitivity und Retention Labels 

  • Sie sorgen für gezielten Schutz der Inhalte. Es kann zum Beispiel Regeln für Aufbewahrungsfristen und automatische Archivierung oder Löschen nach Ablauf definiert werden. Schutzfunktionen haben z.B. Einfluss ob Dokumente kopiert werden können oder wie die Dokumente für Copilot genutzt werden.

Custom Models

  • Custom Models sorgen für feinere Klassifizierung und gezielte Steuerung sensibler Inhalte. So lassen sich etwa (auch handgeschriebene) HR-Dokumente oder Finanzakten mit differenzierter Behandlung versehen. Die eingesetzten Modelle lassen sich regelmäßig nachtrainieren und evaluieren. Änderungen an Dokumentstrukturen – z. B. neue Rechnungsformate – können durch gezielte Nachschulung berücksichtigt werden.

Datenanreicherung via Drittsysteme

  • Oft kommen wesentliche Schlüssel und Metadaten, wie z.B. Lieferantenummern, aus Drittsystemen wie z.B. Buchhaltung, ERP usw. dazu. Über Power Automate kann eine Anbindung erfolgen und zusätzliche Metadaten wie Lieferantencodes oder interne Vermerke automatisch ergänzt werden: auf Basis vordefinierter Logiken und Parametervorgaben.

Automatisierte, kontrollierte Ablage

  • Klassifizierungsstatus automatisch – inklusive Rechtesteuerung, Aufbewahrungsfristen, Versionierung und Löschrichtlinien. Die Lösung ist damit revisionssicher und auditfähig.

Durch die Kombination aus KI, Automatisierung und klarer Regeldefinition entsteht ein vollständig integrierter, skalierbarer Prozess, der besonders geeignet ist, für dokumentlastige Bereiche mit Compliance-Anforderungen. Die Lösung ist mandantenfähig und kann standort- oder abteilungsübergreifend skaliert werden. Je nach Governance-Anforderung können getrennte Klassifizierungsmodelle pro Abteilung oder ein zentrales Regelwerk eingesetzt werden.   

Der Effekt: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit

Statt 60 % der Zeit für die Dokumentenverarbeitung zu binden, benötigen Mitarbeitende nur noch rund 10 %. 
Gleichzeitig profitiert ihr von: 

 

  • Reduzierter Fehleranfälligkeit
  • Konsistenter Verschlagwortung
  • Revisionssicheren Abläufen
  • Nachvollziehbaren Freigaben und Löschprozessen

Durch die Integration in bestehende Microsoft-365-Prozesse lässt sich die Umsetzung zügig realisieren. Erste produktive Use Cases wie die Rechnungsablage sind typischerweise innerhalb weniger Wochen einsatzbereit. Der ROI liegt bei unter 12 Monaten. 

Relevant für kaufmännische Leitung, Compliance und Prozessverantwortliche

Die Lösung richtet sich an Bereiche mit hohem Dokumentenvolumen und klaren regulatorischen Vorgaben. Kaufmännische Leitungen, aber auch Compliance-Verantwortliche und Prozessmanager profitieren von einer strukturierten, nachvollziehbaren Ablage.

Beratung zur automatisierten Dokumentenverarbeitung

Wenn die tägliche Suche nach Dokumenten mehr Zeit kostet als ihre Bearbeitung – dann ist es Zeit umzudenken. Ob Rechnungen, Verträge oder interne Freigaben: Wenn Abläufe ins Stocken geraten oder die Revisionssicherheit fehlt, hilft keine Notlösung. Wir unterstützen euch dabei, eure Ablageprozesse neu zu denken. 

Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die zu euren Anforderungen passt und setzen sie mithilfe von Power Platform und SharePoint Premium effizient um. 

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IPI Sales Team