Mehr Tempo, weniger Aufwand, bessere Ergebnisse:
KI im Antragsmanagement

Durch KI-gestützte Automatisierung vereinfachen Sie komplexe Abläufe und steigern die Effizienz Ihrer Organisation – ganz ohne Zusatzaufwand für Ihr Team.

Anträge werden auf Basis von Informationen, Belegen und Bestätigungen nach vordefinierten Kriterien vergeben. Klingt einfach, aber wenn Ihr Unternehmen hunderte von Anträgen bearbeitet, prüft, Unterlagen und Auskünfte nachfordert und dazu natürlich Akten zu jedem Vorgang anlegt kann man sich leicht vorstellen, was das für ein Arbeitsberg wird.

Was klein anfing wurde schnell zu einer Teamaufgaben – ein Team, das sich ein Funktionspostfach teilte und alle anderen Schritte manuell übernommen hat. Da war Überlast der Normalfall: ein volles Postfach, in dem es keinerlei Transparenz gibt (Wer arbeitet an welchem Vorgang, was ist bereits bearbeitet?).

 „Das muss doch auch besser gehen“ sagte sich die Abteilungsleitung. Anstatt eine Standardsoftware wie z. B. ein Ticket System zu kaufen, entschied sie sich zunächst mit uns zu prüfen, wie eine Lösung mit KI-unterstützte Lösung auf Basis von M365 aussehen könnte – denn das war bereits vorhanden. So entstehen keine weiteren Kosten für Lizenzen.

Dieser Case wurde in einem mittleren Unternehmen mit einfachen Microsoft 365 Boardmitteln, Copilot Studio / AI Builder und Powerapps umgesetzt

Anwendungsfälle konkretisieren mit unserem Format Ideation & Vision

Antragsmanagement mit KI

In drei einfachen, Remote durchgeführten Sessions ist unser KI-Team mit ausgewählten Mitarbeitenden des Auftraggebers die Abläufe durchgegangen – und hat Potenziale von M365 aufgezeigt und eine KI-basierte App skizziert, die im Nachgang umgesetzt wurde. Ein großer Erfolg – denn die zuvor offenen Fragen können jetzt jederzeit beantwortet werden.

Auftragsmanagement automatisieren
Ausschnitt Antragspruefung

Automatische Vollständigkeitsprüfung mit PowerApps

  • Schnell die Vollständigkeit auf Basis der real vorhandenen Unterlagen tracken. Das parallele manuelle Tracken entfällt somit.
Digitaler Prozess für E-Mail-Verkehr mit maximaler Effizienz
  • Strukturierte E-Mails an die Beantragenden der Anträge direkt aus dem System versenden. Sie enthalten detaillierte Informationen, was noch einzureichen oder offen ist bzw. was erneuert werden muss.
  • Durch Antworten auf die E-Mail können direkt die Dokumente hinzugefügt werden. Diese Dokumente werden automatisch durch KI verschlagwortet – umgesetzt mit dem AI-Builder – und zur Überprüfung eingereicht.
  • Weitere Auswertungen und Klassifikationen der Dokumente, unter anderem mit KI-Unterstützung.
  • Am Ende der Prüfung werden die Dokumente eingecheckt und aktualisieren den Status und somit das Tracking.
  • Weitere Funktionen: Rückfragen schicken, offene To-Do’s verwalten oder automatisch Erinnerungen generieren.
Email-Antragstellung mit KI
Zertifikate-Management: Zentrale Datenbank und Tracking für Zertifikate

Zentrale Datenbank und Tracking für Anträge 

  • Die erstellte Datenbank und das Tracking können jederzeit als zentrales Repository abgefragt werden.
  • Die Anträge können nach Kund:in, Anlage, Typ usw. gefiltert werden. Zur besseren Nutzerführung haben wir das ebenfalls in der PowerApp realisiert.
  • Mit der Erteilung wird ein revisionssicherer Record der Grundlage und des Antrags erstellt.

Mitarbeiterentlastung und Prozessoptimierung

Die App nutzt Dienste der M365 Cloud und hilft einen Prozess schlanker, schneller und digitaler abzubilden – und schont die Nerven der Mitarbeitenden.

Zertifikate Management: Mitarbeiterentlastung und Prozessoptimierung
Antrag-Management-PowerApps

Was sagen die Mitarbeitenden:

„Danke! Ich fokussiere mich jetzt viel mehr auf die inhaltliche Prüfung als auf manuelles Tracken, Dokumentieren und Suche von Info.“

Was sagt der Abteilungsleiter:

„Das neue System macht skalierbar. Wir haben jetzt mit dem bestehenden System und Team die Kapazitäten verdoppelt und sind für weiteres Wachstum gerüstet. Ja, die App-Entwicklung kostet Geld, aber das war es wert. Die IPI war dabei ein festes Teammitglied als Digitalisierer.“

Sie möchten weitere Informationen zu unseren Beispielen? Dann kommen Sie gerne direkt auf uns zu und tauschen Sie sich mit uns aus, wie wir eine moderne Lösung für Ihren digitalen Arbeitsplatz umsetzen können!

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