Von Akten hin zu digitalen Dokumenten: jedes Unternehmen kennt diese Entwicklung nur zu gut. Vor Jahrzehnten wurden allerlei Dokumente säuberlich in Akten, in Ordnern und dann in Regale einsortiert. Wenn man etwas gesucht hat, ging man alphabetisch die die Regale durch, bis man beim gesuchten Buchstaben und schließlich beim heiß ersehnten Dokument angekommen war. Im Wandel der Zeit und im Zuge der Digitalisierung hat sich dieses Vorgehen geändert. Laufwerke wurden eingeführt und zum selben Zweck genutzt. Meist ein großes Laufwerk, strukturiert mit Ordnern zu Themen oder Abteilungen, in welchen die eingescannten oder per Word abgetippten Dokumente abgelegt worden sind.
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So weit so gut, durch die Suchleiste im Explorer wurde es deutlich leichter das zu finden, was man sucht. Hat man das gewünschte Dokument, muss man es lokal abspeichern, es bearbeiten und dann im Zweifel wieder hochladen, sodass Kolleg*innen die eingearbeiteten Änderungen sehen können. Man merkt also, dass die Laufwerke die Arbeit mit Dokumenten zwar erleichtert, aber noch nicht optimiert.
Durch cloud-basierte Dienste, hier im Fokus M365, wurde das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten dann möglich. Dokumente liegen nicht mehr auf Laufwerken, sondern werden in SharePoint Online in Dokumentenbibliotheken abgelegt. Je nach Berechtigungen lässt sich ein Dokument mit einem Klick direkt im Browser bearbeiten, egal ob Word, PowerPoint oder Excel. Aber wie sieht es mit der Auffindbarkeit und Strukturierbarkeit aus?
Wir bei der IPI GmbH verfolgen das Ziel, Dokumente nicht nur leicht bearbeitbar zu machen, sondern auch leicht auffindbar abzulegen, ohne Kompromisse. Bei mehreren Kunden haben wir daher ein Dokumentencenter auf einer eigenen Site im Intranet aufgebaut. Unser persönlicher Game Changer? Die „PnP Modern Search“-App.
Die PnP Modern Search ist eine Open-Source-Lösung, die es ermöglicht, benutzerdefinierte Suchanwendungen in SharePoint Online zu erstellen. Mit den PnP Modern Search WebParts lässt sich die Suche anpassen und konfigurieren, um Inhalte und Dokumente effektiv zu durchsuchen und anzuzeigen. Dies bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Suchboxen, Filter und Ergebnisanzeigen, die es ermöglichen, die Sucherfahrung an die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen.
Durch diese Lösung können wir gemeinsam mit unseren Kunden genau definieren, welche Filtermöglichkeiten es geben soll und wie die Darstellung der Ergebnisse aussehen soll. Ja, richtig gelesen, durch CSS-Anpassungen können wir auch die Ergebnisdarstellung genau auf die Kundenbedürfnisse zuschneiden. Klingt cool, oder? Ist es auch! 😊
In einem Anforderungsworkshop nehmen wir bis ins Detail mit auf, wie es aussehen soll. Die einzige Vorarbeit, die wir von unseren Kunden brauchen ist, die Installation der PnP Modern Search App. Im weiteren Verlauf legt der Kunde fest, welche Metadaten– bzw. Struktur die Dokumente brauchen – natürlich mit unserer Unterstützung. Von Abteilungen über Dokumententypen bis hin zu Schlagwörtern können wir das alles technisch im Hintergrund anlegen und auf die Dokumentenbibliothek übertragen. Eine Dokumentenbibliothek reicht nicht? Kein Problem, mit der PnP Modern Search können wir auch Ergebnisse aus mehreren Bibliotheken anzeigen lassen. Ein Beispiel hierfür wär eine Trennung der Bibliotheken nach Abteilungen. Wenn wir das alles wissen, können sich unsere Kunden zurücklehnen und sehen dann erst wieder das fertige „Produkt“. Meist eine eigene Site, in welcher sich in den Websiteinhalten eine (oder mehrere) Bibliothek(en) befindet, die mit allen abgestimmten Verschlagwortungen einsatzbereit ist. Dokument hochladen, markieren, verschlagworten. Fertig.
Im Vordergrund werden alle Dokumente angezeigt und man kann entweder nach Verschlagwortungen filtern oder gezielt nach Wörtern (zum Beispiel aus dem Dokumententitel) suchen. Hier kommt die PnP Modern Search ins Spiel. So können wir eine eigene Suchleiste, Filteroptionen und eine ansprechende Darstellung der Ergebnisse ermöglichen. Durch die zusätzliche Suchleiste sucht und findet man nur Dokumente aus der verknüpften Bibliothek und muss nicht die SharePoint-Suche nutzen, die im ersten Schritt nicht nur Dokumente zurückgibt, sondern alles, was zum Suchbegriff gefunden wird.
Gefunden, was man gesucht hat, klickt man auf das entsprechende Ergebnis. Nachdem das Dokument angezeigt wird, lässt es sich entweder in den Microsoft-Online-Ansichten anzeigen – und mit Berechtigung auch bearbeiten – oder aber auch in der jeweiligen App öffnen. Egal welche Option man wählt, man kann trotzdem weiterhin gemeinsam daran arbeiten. Möchte man das nicht, speichert man einfach eine Kopie der Datei ab. Wer jetzt denkt „Aber wenn ich eine Kopie online erstelle und abspeicher‘, dann muss ich ja wieder verschlagworten… das ist doch total ineffizient!“ – I got you! Speichert man eine Kopie online ab, so werden die vorhandenen Verschlagwortungen natürlich kopiert und fürs neue Dokument mitgenommen. Keine Extra-Arbeit nötig. 😉
Aber auch für den Fall, dass keine Online-Kopie erstellt wird und gemeinsam an einem Dokument gearbeitet wird, gibt’s eine Lösung von SharePoint. Der Versionsverlauf ermöglicht es, alle Änderungen an einem Dokument zu jederzeit nachzuvollziehen oder auch ältere Versionen wiederherzustellen. Alle Standard-Funktionalitäten, die der ein oder andere ja vielleicht schon kennt, sind nach wie vor im vollen Umfang verfügbar, keine Abstriche.
Das Zusammenspiel der SharePoint Standard-Möglichkeiten mit der Erweiterung um die PnP Modern Search eröffnet also ein ganz neues Benutzererlebnis, was Dokumente betrifft. Das Feedback, das wir von Kunden erhalten haben, nachdem dieses Dokumentencenter eine Zeit benutzt wurde, war durchweg positiv. Einfaches Finden, sauberes Ablegen mit Metadaten und keine Einschränkung in den Standard-Funktionen. Und das Coole daran? Es lässt sich jederzeit erweitern. Wir hatten auch schon Folgebeauftragungen, da das Dokumentencenter so gut genutzt wurde, dass es entsprechend um weitere Anwendungsfälle für Dokumente im Unternehmen erweitert wurde. Aber man kann natürlich auch noch höher hinaus: aus Dokumentencenter mach Wissenscenter. Ja, auch die Erweiterung um SharePoint-Inhaltsseiten haben wir schon umgesetzt, sodass die Mitarbeitenden nicht mehr nur Dokumente, sondern auch relevante Wissensseiten suchen, filtern und finden. Probleme beim Ablegen, Kategorisieren und Auffinden von Dokumenten sind Geschichte – wir helfen gern! 😊
Wenn das Interesse nun geweckt wurde, freue ich mich sehr über eine Mail, sodass wir auch in eurem Unternehmen den Umgang mit Dokumenten auf ein neues Level bringen können!
Daniela Lohmeyr
Consultant IPI GmbH
Smartes Dokumentenmanagement mit
Microsoft 365
Die Herausforderung: eine effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen zu gewährleisten. Die Lösung: DMS mit Microsoft 365! Erfahren Sie, welche Möglichkeiten und Funktionen Microsoft 365 im Standard mitbringt, wie Sie diese erweitern und wie sie so eine individuell für Ihre Bedürfnisse passende DMS-Lösung in Ihrem Unternehmen etablieren können.
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