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Tobias Roth Zitat Beitrag Zusammenarbeit braucht Orientierung.

Digital Workplace greifbar gemacht

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Tobias Roth

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Was Unternehmen heute unter Zusammenarbeit verstehen sollten und wie daraus ein stimmiges Arbeitsumfeld entsteht.

Interne Kommunikation war lange der Kanal, der Informationen verteilt hat. News ins Intranet, Mail an alle, fertig. Dieses Rollenverständnis greift heute zu kurz. Hybride Arbeitsmodelle, fragmentierte Tool-Landschaften und parallele Transformationsprojekte haben die Spielregeln verändert. Informationen sind reichlich vorhanden, Orientierung entsteht daraus jedoch nicht automatisch. 

Die wichtigsten Fragen zur Zusammenarbeit im Digital Workplace- kurz beantwortet

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Was versteht man unter einem Digital Workplace?
    Es ist die digitale Arbeitsumgebung eines Unternehmens. Er verbindet Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissen und Anwendungen.
  • Wer sollte für den Digital Workplace verantwortlich sein?
    IT, HR und Interner Kommunikation: Häufig koordiniert ein Product Owner Anforderungen, Prioritäten & Weiter-entwicklungen über alle Bereiche.
  • Welche Rolle spielt die Interne Kommunikation im Workplace?
    Die Interne Kommunikation sorgt für Orientierung, verständliche Informationsstrukturen, Kanalstrategien und Community-Management.
  • Welche Vorteile bietet ein gut organisierter Digital Workplace?
    Es reduziert Informationssilos, verbessert die Zusammenarbeit, erhöht die Auffindbarkeit von Wissen und hilft Aufgaben effizienter zu erledigen.

Was der Digital Workplace wirklich ist

„Digital Workplace“ klingt modern. Für Mitarbeitende bleibt es oft abstrakt. Wer verantwortet Zusammenarbeit fachlich? Wer entscheidet über Kanäle, Navigation und die Nutzung von Teams und SharePoint? Früher war das Intranet eine Insel. Heute liegt es mit SharePoint Online und Teams im Zentrum. Genau deshalb braucht es eine klare Definition, einen gemeinsamen Scope und eindeutige Verantwortlichkeiten. Sonst optimiert jede Funktion ihren Ausschnitt und das Gesamterlebnis bleibt fragmentiert. 

 

Der Digital Workplace ist das abgestimmte Zusammenspiel aus Use Cases, Rollen, Prozessen, Daten und Tools, das die täglichen Kernaufgaben der Mitarbeitenden unterstützt. 

Ownership und Operating Model statt Zuständigkeitslücken

Die Frage „Wem gehört der Digital Workplace?“ führt meist in die falsche Richtung. Ownership ist zwar nicht exklusiv, aber sie muss klar geregelt sein. IT verantwortet Architektur, Integration und Sicherheit. HR gestaltet People‑Prozesse, Lernformate und Befähigung. Die Interne Kommunikation sorgt für Orientierung: durch Kanalstrategie, Navigationsprinzipien, sprachliche Klarheit und Feedbackmechanismen. 

 

Zusammengeführt wird dieses Zusammenspiel durch eine Produktrolle: den Product Owner Digital Workplace. Diese Rolle priorisiert Anforderungen, bündelt Interessen, misst Wirkung und trifft Entscheidungen auf Basis einer gemeinsamen Roadmap. So entsteht aus vielen Einzelverantwortungen ein konsistentes Operating Model mit klaren Entscheidungswegen und messbaren Zielen. 

Die veränderte Rolle der Internen Kommunikation

Mit dem Digital Workplace verschiebt sich auch das Rollenverständnis der Internen Kommunikation. Neben klassischen Topdown-Botschaften übernimmt sie zunehmend Verantwortung für die Mitarbeitende-zu-Mitarbeitende-Kommunikation. Gerade da wo Verantwortung bislang diffus war, beispielsweise bei Kanallogik, Community-Moderation oder Verständlichkeit, eröffnet sich Gestaltungsspielraum. 

 

Statt Kontrolle setzt IK auf leichte Leitplanken: Operatives gehört nach Teams, Austausch in Viva Engage, dauerhaft Relevantes ins Intranet. Ergänzt wird das durch Netiquette-Grundsätze und klar definierte Antworttakte. Ein schlankes Moderationsmodell mit definierten Rollen (Owner, Moderator:in, Contributor) schafft Verlässlichkeit, ohne Kommunikation zu regulieren.

Grafik Beitrag Digital Workplace greifbar gemacht

Champions-Netzwerk als Hilfe zur Selbsthilfe

Unterstützt wird dieses Modell durch ein Champions-Netzwerk, das Kultur sichtbar macht und Hilfe zur Selbsthilfe ermöglicht. Die Interne Kommunikation befähigt, kuratiert und greift nur bei Eskalationen ein. Wirkung wird dabei messbar gemacht, beispielsweise über Time‑to-A‑nswer, beantwortete Fragen, Suchtrefferquoten oder aktive Communities, damit lassen sich Lücken datenbasiert schließen. 

 

In enger Abstimmung mit IT (Governance, Sicherheit) und HR (Lernen, Kultur) orchestriert IK das Zusammenspiel der Kanäle, ohne zur Schatten-IT zu werden, also ohne Tools einzuführen oder Strukturen zu etablieren, die IT-Governance und Sicherheitsanforderungen umgehen. Das Ergebnis sind fokusiertere Feeds, weniger Benachrichtigungsrauschen und Inhalte, die im Arbeitsalltag auffindbar sind. 


Steht ihr gerade vor der Frage, wie eure Intranet-Struktur langfristig tragfähig bleibt? Lasst uns gemeinsam prüfen, welche Governance, Rollen und Themenlogiken in eurer Organisation tatsächlich funktionieren. Kommt gerne auf uns zu. 

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