Der Knotenpunkt eurer internen Unternehmenskommunikation
KI als Unterstützung für die Interne Kommuniaktion
Der Wegbereiter, mit dem ihr alle Mitarbeiter:innen erreicht
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für euren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
Digitale Erfolgsgeschichten, die überzeugen
Die Essenz unseres Fachwissens für euch zusammengefasst
Der ausführliche Leitfaden bündelt auf über 50 Seiten unsere Erfahrungen aus Projekten und Einführungen und schafft eine klare Grundlage für Einstieg, Anwendung und Governance von Copilot im Arbeitsalltag.
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Der ausführliche Leitfaden bündelt auf über 50 Seiten unsere Erfahrungen aus Projekten und Einführungen und schafft eine klare Grundlage für Einstieg, Anwendung und Governance von Copilot im Arbeitsalltag.
Microsoft 365 steckt in fast jedem Unternehmen schon heute voller Möglichkeiten für ein gutes Intranet. SharePoint kann moderne Seiten und Wissensbereiche abbilden, die sich komfortabel bearbeiten lassen und auch mobil funktionieren.
Die Frage ist nur: Wird das auch genutzt?
Deshalb landen in vielen Projekten schnell zusätzliche Lösungen auf dem Tisch. Staffbase, Powell oder andere Plattformen wirken dann wie die naheliegende Antwort auf Probleme, die eigentlich zuerst in der vorhandenen Microsoft-365-Landschaft geprüft werden sollten.
Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.
Outlook für Mails, Teams für Meetings, Word und Excel für Dokumente, SharePoint als Ablage. So sieht der Alltag mit Microsoft 365 in den meisten Unternehmen aus. Sobald es um ein modernes Intranet, eine Mitarbeiter-App oder bessere interne Kommunikation geht, wird woanders gesucht. Verständlich, wenn die Startseite unübersichtlich ist, die mobile Nutzung fehlt oder Schichtmitarbeitende schlecht erreicht werden.
Das Problem liegt aber in den seltensten Fällen an fehlenden Funktionen. SharePoint bleibt Ablage, Teams bleibt Meeting-Tool. Ein Intranet aber muss mit M365 konstruiert werden.
Die Logik hinter einem zusätzlichen Tool ist trotzdem nachvollziehbar. Ein Fachbereich hat ein konkretes Problem, jemand findet ein Produkt, das es elegant löst, der Business Case ist geschrieben. Staffbase kommt dann oft ins Spiel, wenn Reichweite und redaktionelle Steuerung im Fokus stehen. Powell wird oft geprüft, wenn Unternehmen näher an Microsoft 365 bleiben, aber mehr fertige Bausteine wollen.
Bevor man dort landet, lohnt sich ein Schritt zurück: Was deckt die eigene Lizenz schon ab? Meistens fehlt nicht die Funktion, sondern die Aktivierung. Die Möglichkeiten wurden nie konfiguriert, verbunden oder für den eigenen Arbeitsalltag übersetzt. Microsoft 365 bleibt kleiner, als es ist. Schade!
Eine zusätzliche Plattform adressiert ein sichtbares Problem sehr direkt, mit mehr Reichweite, schönerer Oberfläche, einfacherer Redaktion. Klingt erstmal gut. Nur bleiben Dokumente, KI, Berechtigungen, Identitäten und die meisten Prozesse trotzdem in Microsoft 365. Dort arbeiten die Leute bereits, dort entstehen Abstimmungen, dort liegen die Inhalte, die später für Suche und KI relevant werden.
Oft fehlt ein Blick auf das, was die eigene Microsoft 365 Lizenz bereits enthält und was mit ein paar zusätzliche Eingriffen möglich wird. Gerade im Bereich Mitarbeiterapp, Analytics, Redaktionsarbeitsplatz usw. Vieles davon ist lizenziert, aber nie konfiguriert oder ausgerollt worden. Oft fehlen nicht die Funktionen, es fehlt schlichtweg die Aktivierung.
Kommt dagegen ein zusätzliches System dazu, kommt auch eine zusätzliche Ebene. Schnittstellen müssen gepflegt, Inhalte doppelt betreut, Zuständigkeiten geklärt werden. Das zeigt sich im Alltag: bei der Redaktion, die an mehreren Stellen pflegt, bei der IT, die zusätzliche Berechtigungen absichert, bei Mitarbeitenden, die nicht wissen, wo sie suchen sollen.
Ein Intranet auf Microsoft-365-Basis ist kein Nebenprojekt. Informationsarchitektur, Governance, Viva-Integration, SharePoint-Aufbau, Change und Redaktion kosten Geld und Zeit. Der Unterschied liegt in der Kostenlogik danach.
Eine zusätzliche Plattform bringt laufende Kosten mit, Lizenz, Betrieb, Integration, Support, Schulung, Pflege, Jahr für Jahr zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Landschaft. Im ersten Jahr wirkt das überschaubar, über mehrere Jahre wird daraus ein spürbarer Kostenblock. Ein gezielter Ausbau von Microsoft 365 kostet ebenfalls, aber der Break-even gegenüber einem Add-on liegt in unserer Erfahrung meist bei zwei bis vier Jahren. Danach zahlt sich aus, dass kein zweites System dauerhaft mitfinanziert werden muss.
Wer nur die Einführungskosten vergleicht, übersieht diesen Effekt. Die Rechnung muss über mehrere Jahre laufen: Was kostet die Plattform über die Lizenz hinaus? Wer trägt Integration, Betrieb und doppelte Pflege langfristig, wenn der ursprüngliche Treiber meist ein Fachbereich mit einem akuten Problem war?
Meine Empfehlung ist eindeutig und zahlt aus: erst die eigene Microsoft-365-Umgebung ernsthaft ausreizen, dann über zusätzliche Systeme sprechen. Der Grund ist einfach: ungenutztes Potenzial, für das ohnehin schon bezahlt wird.
Das heißt nicht, dass am Ende nie ein zusätzliches Tool steht, nur dass die Entscheidung dann auf einer ehrlichen Grundlage steht. Oft reichen gezielte Eingriffe, etwa eine klare Informationsarchitektur, ein besserer Einstieg über Teams, sauber aufgebaute SharePoint-Seiten, Viva Connections als mobile Oberfläche, klare Governance, funktionierende Redaktionsrollen.
Dasselbe Prinzip gilt bei KI, Automatisierung und Fachbereichslösungen; bevor ein neues Tool gekauft wird, lohnt sich der Blick, was Power Platform, Copilot Studio oder die vorhandenen Viva- und SharePoint-Strukturen schon leisten könnten.
Wer den ehrlichen Blick auf die eigene Landschaft überspringt, zahlt meist Jahre später dafür, dann, wenn die zweite Plattform genauso viel Pflege braucht wie die erste.
Wir schauen mit euch auf eure Microsoft-365-Landschaft, eure Anforderungen und die Stellen, an denen heute Reibung entsteht. Daraus wird sichtbar, was mit SharePoint, Teams, Viva, Power Platform, Microsoft Search und Copilot Studio alles möglich ist. Kommt gerne auf uns zu.
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