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Haben Sie sich schon eingehend mit dem Thema „Office 365“ beschäftigt? Nein? Dann haben Sie Glück – denn unser Geschäftsführer Roland Klein hat das für Sie erledigt. Im ersten Teil ging es um die grundsätzlichen Vor- und Nachteile die On-Premises und die Cloud mit Office 365 mit sich bringen. Im heutigen Teil wird es detaillierter. Wir beschäftigen uns mit den Werkzeugen, die Microsoft für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bereitstellt.
Viele der Werkzeuge aus der Office 365-Toolbox sind in ihrer Funktionalität neu und sehr hilfreich. Insgesamt ist aber die Vielfalt so groß, dass der Endnutzer damit typischerweise eher überfordert ist. Ein großes Problem ist hierbei, dass sich die Funktionsbereiche einiger Tools sehr stark überschneiden und somit die Nutzer nicht wissen, wann sie welches Tool nutzen sollen. Beispielsweise gibt es mindestens vier Anwendungen, die beim Thema Aufgaben-Management unterstützen können: Outlook-Aufgaben, SharePoint-Aufgaben-Liste, Planner oder To-Do. Ohne eine intensive Beschäftigung mit den Vor- und Nachteilen dieser Werkzeuge wird man sehr wahrscheinlich nicht die optimale Lösung für sich finden.
Hier zeigt sich exemplarisch sehr deutlich, dass die Anwender intensiv unterstützt und angeleitet werden müssen. Das wiederum ist nur mit einer genauen Auseinandersetzung der alltäglichen Zusammenarbeitsszenarien der Mitarbeiter möglich.
Einige der Werkzeuge haben bei der Einführung von Office 365 eine herausragende Bedeutung:
Es deutet sich jetzt schon an, dass Teams derzeit in vielen Unternehmen nicht nur die Herzen der IT sondern vieler Anwender regelrecht im Sturm erobert. Im Unterschied zur Einführung von auf SharePoint basierenden Collaboration-Werkzeugen in den vergangenen Jahren, bei denen man das Gefühl hatte, den „Hund zum Jagen tragen zu müssen“, kommt von den ersten Pilot- und Produktivnutzern von MS Teams positives, ja zum Teil regelrecht euphorisches Feedback. Womit hängt das zusammen? Hier einige Gründe:
Insgesamt gibt es deutliche Anzeichen dafür, dass sich MS Teams zu dem „Digital Workplace“ schlechthin entwickelt. Wesentliche Digital Workplace-Funktionen mussten bislang durch Dritthersteller-Tools oder Eigenprogrammierung zu SharePoint hinzugefügt werden. Dazu zählen u. a. der Austausch über Chat-/Newsfeed sowie die personalisierte Aggregation von Informationskanälen aller Art, wie Chat-/Newsfeed-Posts, Dokumente, Aufgaben oder Notizen. MS Teams könnte damit zu einer Art Digital Dashboard für alle Zusammenarbeitsszenarien im Unternehmen werden. Microsoft selbst sieht MS Teams als „Collaboration-Hub“. Schon jetzt gibt es Schnittstellen für die Anbindung anderer Software-Lösungen sowie die Möglichkeit Dritthersteller-Tools einzubinden und Erweiterungen durch zusätzliche Apps hinzuzufügen. Damit könnten künftig alle Fäden in MS Teams zusammenlaufen; der Nutzer hätte damit einen zentralen Einstiegspunkt für die Zusammenarbeit mit Kollegen, ggf. auch Partnern oder Kunden.
Die Schattenseiten und Herausforderungen bei der Nutzung von MS Teams:
Bei der Nutzung weiterer Werkzeuge liegen noch wenig bis keine Erfahrungswerte vor. Einzig MS Planner scheint sich als sehr hilfreiche Lösung anzubieten, wenn es darum geht, Aufgaben innerhalb eines Teams zu verwalten. Die Möglichkeit Aufgaben in sogenannte Buckets aufzuteilen und per drag and drop in andere Buckets zu verschieben, sind insbesondere für Mitarbeiter interessant, die bisher schon im Kanban-Stil arbeiten.
Für die Erstellung einfacher Applikationen, Workflows und formularbasierte Anwendungen rücken zunehmend Flow, PowerApps und Forms in den Mittelpunkt. Erste erfolgreiche Anwendungen wurden damit bereits umgesetzt und finden zunehmend schnelle Akzeptanz. Bislang musste man typischerweise auf Dritthersteller-Tools zurückgreifen um hierfür ein leistungsfähiges Toolset zu bekommen ohne über den aufwändigen Umweg Development gehen zu müssen. Die Office 365-Werkzeuge entwickeln sich zu ernsthaften Alternativen zu den Dritthersteller-Tools, die sich bei der Erweiterung von SharePoint on-prem etabliert hatten. Dazu kommt, dass viele Dritthersteller noch keine adäquaten Lösungen im Office 365-Umfeld anbieten können.
Microsoft platziert MS Teams als chat-basiertes Collaboration-Tool für die Zusammenarbeit in typischerweise eher aufgaben- und projektorientierten Szenarien. Für das Thema Social Networking, bei dem es um die abteilungs- und teamübergreifende Vernetzung der Mitarbeiter und das Teilen von Wissen geht, ist das schon seit längerem etablierte Yammer gedacht. Man merkt dem Tool aber an, dass es in seiner Usability seit Längerem nicht wesentlich weiterentwickelt wurde und bleibt hinter den Möglichkeiten von MS Teams teilweise deutlich zurück. Ohnehin leidet die Nutzung von Yammer vor allem daran, dass die Unternehmen sich nach wie vor damit schwertun, die Mitarbeiter dafür zu begeistern. Unabhängig von den technischen Möglichkeiten und dem bereitgestellten Werkzeug für das Social Networking innerhalb des Unternehmens, sind eine passende Unternehmenskultur und das richtige Mindset der Mitarbeiter nach wie vor die entscheidenden Voraussetzungen für den Erfolg. Das Toolset ist für diesen Anwendungsfall nur zweitrangig.
In einigen Unternehmen wird aufgrund der hohen Akzeptanz von MS Teams versucht, dieses auch für das Social Networking und Knowledge Sharing einzusetzen. Ob das funktioniert, ist noch offen.
Teilen Sie Roland Kleins Einschätzung? Wenn Sie über eine Einführung nachdenken oder diese schon umgesetzt haben würden wir uns sehr für Ihre Meinung interessieren. Kontaktieren Sie uns einfach – wir freuen uns auf den Austausch!