Fachartikel Die IPI-Sichtweise zu Office 365 – Teil 2

Haben Sie sich schon eingehend mit dem Thema „Office 365“ beschäftigt? Nein? Dann haben Sie Glück – denn unser Geschäftsführer Roland Klein hat das für Sie erledigt. Im ersten Teil ging es um die grundsätzlichen Vor- und Nachteile die On-Premises und die Cloud mit Office 365 mit sich bringen. Im heutigen Teil wird es detaillierter. Wir beschäftigen uns mit den Werkzeugen, die Microsoft für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bereitstellt.

Office 365 Tools

Viele der Werkzeuge aus der Office 365-Toolbox sind in ihrer Funktionalität neu und sehr hilfreich. Insgesamt ist aber die Vielfalt so groß, dass der Endnutzer damit typischerweise eher überfordert ist. Ein großes Problem ist hierbei, dass sich die Funktionsbereiche einiger Tools sehr stark überschneiden und somit die Nutzer nicht wissen, wann sie welches Tool nutzen sollen. Beispielsweise gibt es mindestens vier Anwendungen, die beim Thema Aufgaben-Management unterstützen können: Outlook-Aufgaben, SharePoint-Aufgaben-Liste, Planner oder To-Do. Ohne eine intensive Beschäftigung mit den Vor- und Nachteilen dieser Werkzeuge wird man sehr wahrscheinlich nicht die optimale Lösung für sich finden.

Hier zeigt sich exemplarisch sehr deutlich, dass die Anwender intensiv unterstützt und angeleitet werden müssen. Das wiederum ist nur mit einer genauen Auseinandersetzung der alltäglichen Zusammenarbeitsszenarien der Mitarbeiter möglich.

Einige der Werkzeuge haben bei der Einführung von Office 365 eine herausragende Bedeutung:

Microsoft Teams

Es deutet sich jetzt schon an, dass Teams derzeit in vielen Unternehmen nicht nur die Herzen der IT sondern vieler Anwender regelrecht im Sturm erobert. Im Unterschied zur Einführung von auf SharePoint basierenden Collaboration-Werkzeugen in den vergangenen Jahren, bei denen man das Gefühl hatte, den „Hund zum Jagen tragen zu müssen“, kommt von den ersten Pilot- und Produktivnutzern von MS Teams positives, ja zum Teil regelrecht euphorisches Feedback. Womit hängt das zusammen? Hier einige Gründe:

• MS Teams ist in ein Chat-basiertes Collaboration-Tool, das in seiner Funktionalität sehr stark an insbesondere im privaten Umfeld sehr populären und intensiv genutzten Messenger-Apps wie beispielsweise WhatsApp angelehnt ist. Im Gegensatz zu Skype unterstützen diese Tools einen „persistent“ Chat.
• Tatsächlich wurde bislang, obwohl von der Unternehmensführung nicht erwünscht oder erlaubt, WhatsApp von vielen Mitarbeitern auch für die interne Kommunikation im Unternehmen verwendet. Mit der Einführung von Teams tritt man somit „offene Türen ein“. Es beinhaltet zudem weitere Funktionen, die im Arbeitskontext sehr nützlich und hilfreich sind und über WhatsApp deutlich hinausgehen.
• Nutzer kommen mit einem sehr geringen Trainingsaufwand sehr schnell mit den Grundfunktionen zurecht. Im Gegensatz zu SharePoint gilt es als sehr intuitiv. Die Möglichkeit der Nutzung von Spielereien wie Emojis, GIFs und „Aufklebern“ trägt hier nicht unerheblich zur Popularität bei.
• Zudem stellt Teams Funktionen bereit, die bislang mit Skype abgedeckt worden sind. Hierzu zählen Audio-/Videoanruf, das Teilen des Bildschirms mit Gesprächspartnern oder die Darstellung des Präsenzstatus. Microsoft hat angekündigt, mittelfristig alle Skype-Funktionen in Teams aufgehen zu lassen.
• Da aus technischer Sicht hinter jedem Team-Arbeitsraum auch eine SharePoint Site existiert, in der etwa Dokumente oder Notizen gespeichert werden, bestehen trotz der einfachen Bedienung von Teams im Hintergrund sehr mächtige Funktionen, z. B. für die Dokumentenverwaltung. Der Satz „Im Vordergrund mit Teams arbeiten, im Backend mit SharePoint Daten verwalten“ fasst dies sehr gut zusammen.
• Obwohl Teams sehr einfach zu bedienen ist, ergeben sich durch die nahtlose Integration anderer Tools wie OneNote, Office oder MS Planner sehr viele Möglichkeiten, die die aufgaben- und projektorientierte Zusammenarbeit sehr gut unterstützen.
• MS Teams gibt es auch als Smartphone App, ähnlich intuitiv in der Benutzung wie die Desktop- oder Web-App. Durch den Zugriff auf die Daten in der Cloud ist die Authentifizierung und Nutzung auf dem Smartphone für den Anwender ebenfalls sehr einfach.

Insgesamt gibt es deutliche Anzeichen dafür, dass sich MS Teams zu dem „Digital Workplace“ schlechthin entwickelt. Wesentliche Digital Workplace-Funktionen mussten bislang durch Dritthersteller-Tools oder Eigenprogrammierung zu SharePoint hinzugefügt werden. Dazu zählen u. a. der Austausch über Chat-/Newsfeed sowie die personalisierte Aggregation von Informationskanälen aller Art, wie Chat-/Newsfeed-Posts, Dokumente, Aufgaben oder Notizen. MS Teams könnte damit zu einer Art Digital Dashboard für alle Zusammenarbeitsszenarien im Unternehmen werden. Microsoft selbst sieht MS Teams als „Collaboration-Hub“. Schon jetzt gibt es Schnittstellen für die Anbindung anderer Software-Lösungen sowie die Möglichkeit Dritthersteller-Tools einzubinden und Erweiterungen durch zusätzliche Apps hinzuzufügen. Damit könnten künftig alle Fäden in MS Teams zusammenlaufen; der Nutzer hätte damit einen zentralen Einstiegspunkt für die Zusammenarbeit mit Kollegen, ggf. auch Partnern oder Kunden.

Die Schattenseiten und Herausforderungen bei der Nutzung von MS Teams:

• Die Erweiterungsmöglichkeiten von MS Teams selbst sowie die Erweiterung um neue Funktionen durch Microsoft beinhalten das Risiko, dass MS Teams zunehmend an Übersichtlichkeit verliert und damit auch der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand steigt.
• Den vollen Mehrwert entfaltet Teams nur dann, wenn das strategische Potential als zentraler Collaboration-Hub im Unternehmen erkannt und auch so durchgesetzt wird. Dieser Mehrwert geht schnell verloren, wenn es weitere Tools im Unternehmen gibt, die einen ähnlichen Anspruch haben. Dem Nutzer mehrere zentrale Collaboration-Hubs zur Verfügung zu stellen ist ein Widerspruch in sich, mit der Folge, dass Endnutzer den Überblick verlieren und die Effizienz darunter leidet. Viele Unternehmen sehen sich aufgrund sehr unterschiedlicher Interessen verschiedener Stakeholder im Unternehmen, der historisch gewachsenen Softwarevielfalt und konkurrierender Anbieter aber derzeit nicht in der Lage, dies alles von heute auf morgen bei Seite zu schieben und dem Nutzer einen zentralen Einstiegspunkt zur Verfügung zu stellen, bei dem alle Fäden zusammenlaufen.
• Das Zusammenspiel mit Groups, einem weiteren, aber eher E-Mail basierten Collaboration Werkzeug in Office 365, ist unklar und sorgt sowohl bei der IT wie auch bei den Anwendern für große Verwirrung. Bei der Erstellung eines Teams wird immer auch eine Group angelegt. Einige der Funktionen überschneiden sich mit Teams, andere sind nur in der einen oder der anderen Plattform verfügbar.

Weitere Office 365 Werkzeuge

Bei der Nutzung weiterer Werkzeuge liegen noch wenig bis keine Erfahrungswerte vor. Einzig MS Planner scheint sich als sehr hilfreiche Lösung anzubieten, wenn es darum geht, Aufgaben innerhalb eines Teams zu verwalten. Die Möglichkeit Aufgaben in sogenannte Buckets aufzuteilen und per drag and drop in andere Buckets zu verschieben, sind insbesondere für Mitarbeiter interessant, die bisher schon im Kanban-Stil arbeiten.

Für die Erstellung einfacher Applikationen, Workflows und formularbasierte Anwendungen rücken zunehmend Flow, PowerApps und Forms in den Mittelpunkt. Erste erfolgreiche Anwendungen wurden damit bereits umgesetzt und finden zunehmend schnelle Akzeptanz. Bislang musste man typischerweise auf Dritthersteller-Tools zurückgreifen um hierfür ein leistungsfähiges Toolset zu bekommen ohne über den aufwändigen Umweg Development gehen zu müssen. Die Office 365-Werkzeuge entwickeln sich zu ernsthaften Alternativen zu den Dritthersteller-Tools, die sich bei der Erweiterung von SharePoint on-prem etabliert hatten. Dazu kommt, dass viele Dritthersteller noch keine adäquaten Lösungen im Office 365-Umfeld anbieten können.

Microsoft platziert MS Teams als chat-basiertes Collaboration-Tool für die Zusammenarbeit in typischerweise eher aufgaben- und projektorientierten Szenarien. Für das Thema Social Networking, bei dem es um die abteilungs- und teamübergreifende Vernetzung der Mitarbeiter und das Teilen von Wissen geht, ist das schon seit längerem etablierte Yammer gedacht. Man merkt dem Tool aber an, dass es in seiner Usability seit Längerem nicht wesentlich weiterentwickelt wurde und bleibt hinter den Möglichkeiten von MS Teams teilweise deutlich zurück. Ohnehin leidet die Nutzung von Yammer vor allem daran, dass die Unternehmen sich nach wie vor damit schwertun, die Mitarbeiter dafür zu begeistern. Unabhängig von den technischen Möglichkeiten und dem bereitgestellten Werkzeug für das Social Networking innerhalb des Unternehmens, sind eine passende Unternehmenskultur und das richtige Mindset der Mitarbeiter nach wie vor die entscheidenden Voraussetzungen für den Erfolg. Das Toolset ist für diesen Anwendungsfall nur zweitrangig.

In einigen Unternehmen wird aufgrund der hohen Akzeptanz von MS Teams versucht, dieses auch für das Social Networking und Knowledge Sharing einzusetzen. Ob das funktioniert, ist noch offen.

Teilen Sie Roland Kleins Einschätzung? Wenn Sie über eine Einführung nachdenken oder diese schon umgesetzt haben würden wir uns sehr für Ihre Meinung interessieren. Kontaktieren Sie uns einfach – wir freuen uns auf den Austausch!