MS Teams wird immer mehr zum Work Hub, in dem viele Mitarbeiter arbeiten. Deswegen finden wir es sinnvoll, wenn ein Intranet auch in MS Teams ausgegeben wird, weil die Unternehmenskommunikation die Mitarbeiter dort erreicht, wo sie arbeiten. Außerdem entsteht so eine Mitarbeiter-App, die nicht nur Zugang zu Kommunikationsinhalten, Kollegen und Apps bietet, sondern auch noch direkten Chat und Telefonie mit allen anderen Kollegen ermöglicht. Eben eine einmalige Digital Workplace App auf Basis von Microsoft 365 / Office 365.

Auf der Ignite 2020 wurde von Microsoft mit der HomeSite App für Teams genau die Integration des Intranets in Teams angekündigt. Ein Grund die Möglichkeiten und Unterschiede zwischen den Integrationen der IPI und der HomeSite App zu beleuchten.

Intranet in MS Teams bisher

Bei der IPI haben wir seit März 2020 mit der Integration des Intranets in MS Teams gearbeitet und bereits Lösungen implementiert und erhalten von Anwendern viel positives Feedback. Wir haben gelernt, dass für die Umsetzung solcher Lösungen, technisch einige kleinere Anpassungen erforderlich sind und unsere Lösung entsprechend angepasst. Eigentlich wird ein SharePoint basiertes Intranet als Basis genommen und in MS Teams durch eine Personal App, also eine App, die auf der linken Navigationsleiste eingebunden werden kann, ausgegeben. Das hat den Charme, dass das Intranet als App in Teams zur Verfügung steht, aber nicht mit den Arbeitsinhalten aus Chat und Teams vermischt wird.

Eine gelungene Integration eines Intranets in Teams

Klingt einfach, ist es aber in der technischen Umsetzung nicht. Im Laufe der Zeit wurden verschiedene Lösungen erarbeitet. Zu den Herausforderungen gehört, dass durch die Integration einige Teile der Seite herausgefiltert werden, z.B. die Navigation und Suchbox im Seitenheader oder die SharePoint-Kommentare, welche für Feedback zu Unternehmensnews genutzt werden. In unserer Lösung ist deswegen ein angepasstes Mega-Menü für eine Site-übergreifende Navigation enthalten. Auch für Suche und Kommentare haben wir Werkzeuge. Unsere Lösung funktioniert mit jeder Site, nicht nur der HomeSite. Auch mehrere Sites können in Teams parallel eingebunden werden.

Was kann die HomeSite App von Microsoft?

Was macht nun Microsofts HomeSite App? Sie bindet die HomeSite eines Tenants in ähnlicher Weise in MS Teams ein. Aus dem Standard per Mausklick. Sehr gut. Details hier.

Äääh – was war nochmal eine HomeSite? Die als Einstieg markierte Site. In modernen Informationsarchitekturen in Microsoft Office 365 sehr hilfreich. Wir sind natürlich Fan der HomeSite.

Die HomeSite App liefert noch ein paar zusätzliche Dinge: Sie zeigt die übergreifende Navigation, nicht aber die lokale. Sie liefert das Intranet für die Suche in MS Teams und Sie zeigt eine News Aggregation aus allen SharePoint-Sites. Ansonsten ist die Landing Page und auch das Branding anpassbar. Eigentlich perfekt zu verwenden, wenn die News-Lösung genauso genutzt wird, wie Microsoft es gedacht hat.

Verfügbar ist die Lösung laut Microsoft 365 Roadmap Ende Q1/2021.

Fazit: Die HomeSite App wird bestimmt toll – ist aber nicht immer der richtige Ansatz

Wir wissen aber auch, dass es vielfach stärker gelenkte Ansätze für die News Verteilung gibt, in denen eine Redaktion die angezeigten Neuigkeiten definiert. Dies kann nur im Content-Bereich – nicht jedoch im News Tab umgesetzt werden. Dadurch entsteht für Anwender eine verwirrende Situation, die zu vermeiden ist.

Auch gibt es auch Fälle, in denen für unterschiedliche Zielgruppen unterschiedliche Einstiegspunkte definiert werden oder mehrere Apps als Einstieg erforderlich werden. Klar lässt sich das Umsetzen – allerdings kann technisch bedingt immer nur eine HomeSite je Tenant existieren. Entsprechend gibt es auch Situationen, in denen eine andere Lösung sinnvoller ist. Wir werden daher individuell unsere Lösung oder die HomeSite App empfehlen und freuen uns über den Baukasten für moderne Intranets.

Wenn Sie mehr zum Thema wissen möchten, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.