Die ersten Schritte zum SharePoint-Intranet

Autorin: Jasmin Reith, Consultant
Am Anfang steht die Idee…
Vor der tatsächlichen Durchführung eines Intranet-Projektes sollte zunächst ein Strategieworkshop mit einem kleinen Personenkreis auf Kundenseite und dem Dienstleister durchgeführt werden. Inhaltich geht es hier um das Aufzeigen der Möglichkeiten einer Portallösung. Die Praxis zeigt, dass die Mitarbeiter meist mit den vorherrschend gewachsenen Insellösungen in ihrem Arbeitsalltag nicht mehr zurechtkommen und somit die Bedürfnisse sehr häufig ähnlich gelagert sind. So geht es um die Realisierung einer weltweiten Informations- und Kommunikationsplattform, aktuelle und mediengerechte Darstellung von Inhalten, intuitive und user-orientierte Benutzeroberfläche, die Personalisierung der Inhalte und die Realisierung von Corporate-Design-Richtlinien für alle Anwendungen. In einem nächsten Schritt wird eine Strategie entwickelt, die beschreibt, wie diese aufgedeckten Missstände durch eine einheitliche Portallösung behoben werden können. 
Der Kick-Off Workshop
 
Der Kick-Off Workshop wird mit dem ausgewählten Dienstleister und dem zukünftigen Kernprojektteam veranstaltet. Die Durchführung dient wiederum der Festlegung des Projektziels, da sich zwischen Strategieworkshop und Kick-Off Workshop die Anforderungen durchaus nochmal ändern können.
Hier werden verschiedene Themen besprochen, diskutiert und festgelegt. Inhaltich geht es um folgende Fragestellungen:Wie ist das Informationsmanagement?Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden?Steht bereits ein Portal zur Verfügung?Wer wird sich um die Einpflege der Inhalte kümmern?Stehen für die einpflege der Inhalte genug Personen zur Verfügung?Wie ist der zeitliche Rahmen des Projekts?Wer ist im Projetteam für welche Aufgaben verantwortlich?Wie sind die Regeln zum allgemeinen Umgang innerhalb des Projektteams, sowohl auf Dienstleister-, als auch auf Kundenseite?Welche Projektrisiken sind zu diesem Zeitpunkt schon zu identifizieren?
Dies stellt nur einen kleinen Auszug an Fragestellungen dar. Es wird aber schnell klar, dass in einem solchen Workshop zu Beginn das Projekt „Intranet“ in eine bestimmte Richtung gebracht werden kann. Die gefundenen Ergebnisse werden dokumentiert und dienen somit schon zu diesem Zeitpunkt als eine Leitlinie für das gesamte Projekt. Je mehr offene Fragen bzw. offene Fragestellungen zu diesem Zeitpunkt geklärt werden können, desto weniger wird es zu Missverständnissen im Verlauf eines Projektes kommen. Nach einem solchen Workshop beginnt dann die eigentliche Arbeit. Es werden die Verantwortlichen für die unterschiedlichen Bereich definiert und eine Roadmap zur Projektdurchführung erstellt.
Weitere Methoden zum Projektstart können eine Anforderungsanalyse oder ein Design- und Usability-Workshop sein. Lesen Sie den kompletten Artikel im neuenSharePoint-Kompendium.