Fachartikel Der Weg ist das Ziel…

…stimmt, wenn Sie Lebenskünstler sind!

Der Weg ist das Ziel. Eine tolle Weisheit. Fällt ungefähr unter die Kategorie „Wenn Dir das Leben eine Zitrone gibt, mach Limonade daraus“. Soviel dazu. Wie ich jetzt darauf komme? Erst diese Woche hatte ich eine lange Diskussion über die Vor- und Nachteile der strategischen Projektplanung bei Portal- und Digital Workplace-Projekten. Braucht es dieses Vorgeplänkel? Warum fangen wir nicht einfach gleich an? Wir wissen doch, was unsere Nutzer im Intranet wollen.

Die Antwort ist für mich klar: Ja, man braucht es. Wenn das Ziel nicht feststeht – und sei es noch so grob – sondern der eigentliche Weg zum Ziel erklärt wird, entstehen Umwege. Das mag für manche Lebenssituationen passen, für Intranet-Projekte nicht. Die Basis stimmt nicht für Anforderungen, die erst unterwegs, oder noch schlechter nach dem Launch, erkannt werden. Das kostet Geld und natürlich auch Zeit. Aber was oft viel schlimmer ist: Es kostet Akzeptanz bei den Nutzern. Im Worst Case bekommen Nutzer den neuen Digital Workplace einfach vorgesetzt und wissen nicht, was jetzt genau die Erwartungshaltung an sie ist. Vor lauter Projektumsetzung wurde die Kommunikation vergessen. Klar, ich wäre auch erstmal skeptisch.

Der Klassiker, die Analyse

Immer wieder der gleiche Kreislauf. Ohne Analyse keine Planung. Sie bildet den Start. Wenn ich nicht weiß wo ich herkomme, kann ich auch schlecht sagen, wohin ich will. Ziele zu formulieren wird schwer. Die Analyse selbst findet auf drei Ebenen statt:

  • Nutzer
  • System
  • Unternehmen

In der Bedarfsanalyse geht es darum mit den Nutzern zu sprechen. Wo drückt konkret der Schuh? Wie sieht der Arbeitsalltag aus, der Umgang mit Informationen in der einzelnen Rolle? Um an die richtigen Nutzer für die Gespräche zu kommen, werden im Vorfeld Zielgruppen analysiert. Wer ist Stakeholder, wer Zielgruppe? Welche Cluster lassen sich bilden? Das ist die Nutzerebene, die beleuchtet wird.
Parallel findet ein Blick auf und in die Systeme statt. Nur wer weiß, was es gibt, weiß, was abgelöst werden muss. Hier schlummern versteckte Schätze, die oftmals eigene wichtige Anwendungsfälle bilden und ohne die eine Akzeptanz bei einer bestimmten Nutzergruppe nicht erreicht wird.

Auf Unternehmensebene schauen wir uns auch die Kultur an. Unternehmenskultur ist zwar oft schwammig und nicht so richtig greifbar, aber ein Gefühl dafür muss da sein. Über Informationsflüsse im Alltag und den Reifegrad des Unternehmens insgesamt. Wie und wo laufen die Kommunikationswege? Ein anschließender Abgleich des Vorhabens mit den Unternehmenswerten, der Gesamtstrategie und individuellen Rahmenbedingungen sichert die Zukunftsfähigkeit des Programms. Und die Akzeptanz in der Geschäftsleitung. Das beste Projekt wird langfristig scheitern, wenn es nicht zur übergeordneten Strategie passt. Das muss sichergestellt sein.

Wer Visionen hat, sollte zum Arzt

Diese Meinung von Helmut Schmidt teile ich nicht. Ohne Vision kein Ziel vor Augen. Ist die Ist-Situation soweit klar, geht es an die Entwicklung des Zielbildes. Das ist vielleicht auch der schönere Begriff, da er nicht negativ belegt ist. Aus der Bedarfsanalyse werden einzelne Anwendungsfälle. Aus den Rahmenbedingungen im Unternehmen werden Leitplanken für das Programm. Prioritäten werden gebildet und eine Roadmap erarbeitet. Das Licht am Ende des Tunnels zeichnet sich ab. Vielleicht manchmal erstmal nur schemenhaft, aber es ist klar wohin es geht.

Ein Ziel zu beschreiben ist die eine Sache. Besser ist es, es auch zu sehen. Das wird im Rahmen des Visual Concepts gemacht. Dabei geht es nicht um ein finales Screendesign, so tief sind ja keine Details bekannt, aber um einen optischen Eindruck. Das Zielbild eben. Vor allem ist dieses Visual Concept aber natürlich auch ein ganz hervorragendes internes Projektmarketingwerkzeug.

Am Ende der strategischen Planung ist das Ziel klar. Die wichtigsten Fragen zum Programm sind beantwortet. Sie wissen, welche Meilensteine zu meistern sind, was und wie hoch der Business Value ist und auch wie ein Controlling zu definierten Zeiten stattfinden kann. Sie haben ein konkretes Fachkonzept in der Hand und die Argumente auf Ihrer Seite. Auf geht´s in die Detailspezifikation und Umsetzung.

Agil und alles ist gut

Einen Gedanken möchte ich dazu noch mit Ihnen teilen, da ich diese Frage oft diskutiere: Kann nicht einfach agil losgelegt werden? Das macht man doch jetzt so. Ja, es ist möglich und oft auch empfehlenswert ein Portalprojekt agil umzusetzen. Soweit so richtig. Allerdings kann ich nicht einen Change im Unternehmen planen, Prozesse verändern und den Umgang mit Informationen neu ordnen, wenn im Vorfeld nicht feststeht, wohin die Reise geht. Leitplanken (übrigens mein neues Lieblingswort in der Erklärung meiner strategischen Arbeit) müssen vorher feststehen. Es muss ein Konsens herrschen, wohin die Reise geht. Schon allein, um die wichtigen Keyplayer und Führungskräfte im Unternehmen mitnehmen zu können. Ein Portalprojekt betrifft alle Unternehmensbereiche und auf jeden Fall den Großteil der Mitarbeiter. Hier muss strategisch und kommunikativ vorgearbeitet werden. Sonst ist die nächste einsame Insellösung im Unternehmen oder im schlimmsten Fall die Abwehrhaltung vorprogrammiert. Ist die strategische Basis geschaffen, steht das Zielbild. Damit kann man in die Umsetzung gehen. Und wenn hier dann die agile Methode die passende ist umso besser.

Und nun?

Starten Sie und wagen Sie sich ran. Ein strategischer Ansatz muss nicht groß sein und automatisch ewig dauern, aber die richtigen Fragen müssen am Anfang gestellt und beantwortet werden. Damit schaffen Sie Akzeptanz in Ihrem Unternehmen.

Strategische Planung kostet Zeit und Geld. Das lässt sich nicht bestreiten. Aber diesen Invest werden Sie im Rahmen des Gesamtprogramms leicht dadurch sparen, dass Sie wissen, wo es hingehen soll und keine Umwege notwendig sind. Sie verlieren nicht an Flexibilität, sondern gewinnen an Sicherheit für den Projekterfolg. Es lohnt sich. Versprochen.

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    Nadine Schäffer