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Der unterschätzte Kampf um die Intranet-Architektur

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Daniela Garreis

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Diese kulturellen, organisatorischen und technischen Hürden kennen die wenigsten, dabei entscheiden sie darüber, ob euer Intranet genutzt wird oder nicht.

Seit Jahren lautet die Empfehlung von Digital-Workplace-Expert:innen: Strukturiert euer Intranet nach Themen und Aufgaben und nicht nach dem Organigramm. Moderne Intranets setzen deshalb auf themenorientierte Navigationen und Themen-Hubs, die Inhalte aus verschiedenen Bereichen zusammenführen. Mittlerweile setzt die Mehrheit neuer Intranets auch genau das um. Und dennoch: In der Praxis dominieren weiterhin Silostrukturen. Viele Unternehmen schaffen es nicht, das Modell konsequent durchzuhalten. Woran liegt das? 

Die wichtigsten Fragen zur Intranet-Architektur- kurz beantwortet

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

  • Was ist eine themenbasierte Informationsarchitektur?
    Sie organisiert Inhalte nach Themen und Aufgaben statt nach Abteilungen. Mitarbeitende finden Informationen schneller und einfacher.
  • Warum scheitern themenbasierte Intranets häufig?
    Meist fehlen Verantwortlichkeiten und Governance. Häufig stehen auch organisatorische Silos im Weg.
  • Was sind Themen-Hubs im
    Intranet?
    Themen-Hubs bündeln Informationen, Dokumente, Formulare und Ansprechpartner zu einem Thema an einem zentralen Ort.
  • Wie gelingt ein erfolgreiches themenbasiertes Intranet?
    Mit klaren Zuständigkeiten, regelmäßiger Inhaltspflege, einer einheitlichen Informationsstruktur und der Unterstützung durch Führungskräfte.

Das Problem mit dem Organigramm

Ein abteilungsbasiertes Intranet fühlt sich zunächst logisch an: Jeder Bereich bekommt seinen Platz, jeder pflegt seine Inhalte. Wird das dann aber genau so umgesetzt, machen sich recht schnell drei Probleme in Bezug auf das Intranet breit. 

  • Erstens: Wissensinseln. Inhalte richten sich vorwiegend nur ans eigene Team. Unternehmensweite Informationen versickern in der Abteilungsschublade, statt alle zu erreichen.
  • Zweitens: Redundanz. Inhalte wie Reisekosten oder Arbeitszeitregelungen betreffen alle und liegen deshalb oft mehrfach vor. Welche Version gilt? Keiner weiß es. Dieser „Wildwuchs“ führt oft mal zu Unsicherheiten und am Ende des Tages wird sich bei Kolleg:innen doch rückversichert.
  • Drittens: Orientierungslosigkeit. Neue Mitarbeitende ohne Organisationswissen stehen vor einem Labyrinth. Ein Intranet, das nicht genutzt wird, kann keinen Mehrwert liefern. 

Hürde 1: Kultur

Silodenken ist in den meisten Unternehmen tief verwurzelt. Wissen ist Macht und Abteilungen hüten ihre Inhalte. Eine themenbasierte Struktur erfordert, dass Bereiche diese, man könnte hier fast schon Wohlfühlzone sagen, verlassen und Inhalte in gemeinsame Kategorien einspeisen. Genau das fühlt sich für viele Führungskräfte nach Kontrollverlust an. 

Hinzu kommen Kommunikationsgewohnheiten: In einer stark silo-geprägten Kultur kommuniziert jede Abteilung nur innerhalb ihrer Eine themenbasierte Struktur funktioniert jedoch nur, wenn Bereiche Inhalte bewusst übergreifend bereitstellen, beispielsweise für Themen wie Reisen, Weiterbildung oder IT-Services. Fehlt diese Bereitschaft, bleiben Themen-Hubs schnell leer oder unvollständig.  

Was hilft: Führungskräfte als Vorbilder. Wenn Bereichsleiter:innen bereichsübergreifende Themen aktiv unterstützen und Verantwortung für gemeinsame Inhalte übernehmen, steigt die Akzeptanz für eine themenorientierte Struktur im Intranet. 

Hürde 2: Unklare Zuständigkeiten

Wem gehört das Intranet? Diese Frage bleibt in vielen Unternehmen ungeklärt. Eine themenbasierte Struktur macht das Problem sichtbar: Plötzlich sollen mehrere Abteilungen gemeinsam Inhalte in einem Hub verantworten. Ohne klare Regeln entsteht Gerangel, Inhaltsdopplungen oder niemand kümmert sich. 

Fast ein Drittel aller Intranets scheitert laut Studien genau daran: fehlende Governance, kein definiertes Ziel, kein Rückhalt der Führung. 

Was hilft: Ein zentrales Intranet-Team, das die Gesamtstrategie hütet und dezentrale Topic Owner pro Themenbereich, die ihren Hub aktiv betreuen. Wenn auf einer Seite steht, wer verantwortlich ist, steigt die Qualität. Cooler Mehrwert am Rande: die interdisziplinäre Zusammenarbeit wird hierbei generell gestärkt und lässt Abteilungsgrenzen verwischen. 

Hürde 3: Technik und Aufwand

Eine sauber funktionierende Themenstruktur braucht ein einheitliches Kategorie- und Schlagwortschema. In der Praxis fehlt das fast überall. Mal heißt ein Thema “Weiterbildung”, mal “Training”, mal “Personalentwicklung” – die Suche liefert damit Lücken, Übersichtsseiten bleiben halb leer. 

Dazu kommt: Ältere Systeme, etwa klassische SharePoint-Umgebungen, waren von Haus aus abteilungslastig gebaut. Der Umbau auf moderne Strukturen ist aufwändig und wird deshalb oft aufgeschoben oder halbherzig angegangen. 

Und dann ist da noch der Initialaufwand der Migration: Hunderte Seiten sichten, neu zuordnen, verschlagworten, Dubletten löschen. Viele Projekte unterschätzen das und landen bei einer Hybrid-Lösung, die weder alt noch neu ist und Nutzende endgültig verwirrt. 

Was hilft: Eine klare Taxonomie von Anfang an. Einheitliche Kategorien, definierte Schlagwörter und verbindliche Benennungsregeln sorgen dafür, dass Inhalte konsistent eingeordnet werden können. Ebenso wichtig ist ein realistischer Migrationsplan: Inhalte müssen gesichtet, bereinigt und sinnvoll neu zugeordnet werden. Ohne diese Grundlage bleibt jede Themenstruktur Stückwerk. 

Was Themen-Hubs wirklich am Leben hält

Aus den Best Practices lassen sich vier Dinge ableiten, die einen Unterschied ausmachen: 

  • Regelmäßige Redaktionsrunden
    In vielen Unternehmen zeigt sich in der Praxis: Entscheidend ist eine regelmäßige Redaktionssitzung. Sie dient zwar häufig dem Daily Business rund um News, bietet aber auch Raum, statische Inhalte zu diskutieren und zu überprüfen. Wenn Redakteur:innen aus verschiedenen Bereichen vertreten sind, entsteht automatisch Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg.
  • Klare redaktionelle Verantwortung
    Die Chefredaktion behält das große Ganze im Blick und stellt sicher, dass Themen-Hubs konsistent gepflegt und weiterentwickelt werden.
  • Regelmäßige Pflege
    Feste Review-Zyklen, Freigabe-Prozesse und Archivierungsfristen sorgen dafür, dass Inhalte aktuell bleiben. Ein Intranet ist nie fertig.
  • Echte Vernetzung
    Information und Transaktion gehören zusammen. Ein Themen-Hub zu "Reisen & Spesen" hat nur Wert, wenn dort nicht nur die Richtlinie oder Information liegt, sondern direkt auch der Link zum Formular und gegebenenfalls auch zur Ansprechperson.

Themenbasiertes Intranet erfolgreich einführen: Was wirklich zählt

Themenbasierte Strukturen funktionieren, wenn die Organisation mitzieht. Es sind Gewohnheiten, interne Politik und unterschätzte Komplexität, die den Fortschritt bremsen. Was man hier nur unbedingt mit bedenken sollte: die Mitarbeitenden sollte man nicht ins kalte Wasser schmeißen und alleine lassen beim Go-Live. Die Gewohnheit einer veralteten Intranet-Struktur zu brechen ist zwar gut, man sollte aber sicherstellen, alle abzuholen und niemand auf sich gestellt lassen. 

Wer die Herausforderung annimmt, erntet die Früchte: ein Intranet, das Mitarbeitende tatsächlich nutzen, weil es ihren Arbeitsalltag erleichtert, statt ihn zu erschweren. 

  

Du willst dein Intranet neu aufstellen, weißt aber nicht, wo du anfangen sollst? Kommt gerne auf uns zu. 

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