3. Juni 25

Der neue Microsoft Planner im Überblick: Funktionen, Einschränkungen und Einsatzmöglichkeiten

Harold Wand

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Was der neue Planner kann, wie er sich von To Do, Outlook & Project abgrenzt und wo seine Grenzen liegen

Bisher wurden persönliche Aufgaben in „Microsoft Outlook“ und „To Do“ verwaltet. Der „alte Planner“ erwies sich besonders gut für die Verwaltung der Aufgaben kleinerer Teams und weniger komplexe Projekte wie z.B. die Organisation von Sommerfesten, wo Aufgaben erstellt, zugewiesen und der Fortschritt verfolgt werden konnte. Für größere und komplexere Projekte bot sich eher „Project for the Web“ an. Dort ist die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Überwachung des Projektfortschritts möglich genauso wie die detaillierte Planung und Feinabstimmung der Aufgaben. Um die die unterschiedlichen Anzusehen, musste der Nutzer bisher die einzelnen Tools öffnen. Ebenso werden aber auch Aufgaben aus „OneNote“ angezeigt, wenn diese dem Nutzer entsprechend zugeordnet wurden.

Mit dem New Planner bündelt Microsoft persönliche und zugewiesene Aufgaben an einem Ort – für mehr Übersicht und einfachere Verwaltung. Von dort lassen sich diese auch verwalten und zu teilen auch neue anlegen.

Der New Planner zieht Aufgaben aus verschiedenen Microsoft-Diensten zusammen:

Outlook-Aufgaben und markierte E-Mails
Teams-Tasks aus Chats und Kanälen
Loop-Aufgaben
Microsoft To Do-Listen
Microsoft Project-Tasks
SharePoint-Listen
OneNote Aufgaben

Voraussetzungen zur Nutzung des New Planner

Die Voraussetzung zur Nutzung ist ein Microsoft-365-Abo mit Planner-Unterstützung. Denn der Planner gehört zu Microsoft 365 und ist in den meisten Office- oder Firmen-Abos schon enthalten. Das heißt, Firmen mit einem geeigneten Abo können ihn ohne Extrakosten nutzen. Ein separates Programm muss nicht installiert werden – man meldet sich online mit seinem Microsoft-Konto an. Der New Planner kann entweder in die linke Navigation von MS Teams eingebaut werden, und bietet damit den direkten Überblick.

Eine andere Möglichkeit ist der Einstieg über Outlook, ist in der Onlineversion das entsprechende ToDo Symbol enthalten.

Bekannte Einschränkungen und aktuelle Limitierungen

Obwohl der New Planner viele Verbesserungen bietet, gibt es auch Einschränkungen. So gibt es aktuell keine Offline-Funktionalität. Ohne eine Anbindung ans Internet können die unterschiedlichen Tools nicht genutzt werden. Auch ist die mobile Nutzung nur über die bekannten Tools wie MS Teams oder Outlook nutzbar. Größere und umfangreicherer Projekte und die damit verbundenen Aufgaben lassen sich nur schwer im Planner darstellen und organisieren. Hierfür wird ein Tool wie Project for the Web benötigt. Hier können dann auch Abhängigkeiten dargestellt werden, allerdings mit den entsprechenden Kosten für die Lizenz. Um den vollen Funktionsumfang wie persönliche Planner Pläne oder auch erweiterte Filtermöglichkeiten innerhalb der Planner Oberfläche nutzen zu können wir zusätzlich ein Microsoft Outlook Postfach in der Cloud benötigt. Ohne dieses sind nur die normalen Planner Funktionen und Filter vorhanden.

Vorteile und Nachteile im Vergleich

Vorteile

Nachteile

Einheitliches Erlebnis: Mit dem neuen Planner haben Sie Zugriff auf alle Ihre Aufgaben, Aufgabenlisten, Pläne und Projekte in einer vertrauten Umgebung. Ob in Teams, Outlook oder anderen Microsoft 365-Anwendungen – alles ist zentral und einfach zugänglich.

Microsoft-Abo erforderlich: Ohne ein gültiges Microsoft-365-Abonnement lässt sich der Planner nicht nutzen

Bessere Zusammenarbeit: Alle Aufgaben und Projekte an einem Ort bündeln, Teammitglieder sehen übersichtlich, wer was macht.

Zusatzkosten: Einige Tools wie Project for the Web sind nur mit entsprechender Lizenz verfügbar.

Skalierbar: Geeignet sowohl für einfache To-dos oder umfangreiche Projekte – vom kleinen Team bis zum unternehmensweiten Einsatz

Offlinefunktionalität: Der New Planner ist aktuell nur in Teams, Outlook oder im Browser verfügbar und benötigt zum Arbeiten eine entsprechende Anbindung ans Internet.

Nahtlose Integration: Der Planner ist direkt in Microsoft Teams und andere 365-Apps eingebunden, dadurch vertraute Bedienung und keine extra Software nötig.

Limitierung & Templates: Die Möglichkeiten des Planners sind beschränkt. Es gibt keine Möglichkeit die Oberfläche anzupassen oder zu Erweitern. Auch lassen sich keine Pläne anlegen die wiederkehrend angelegt werden können, Jeder Plan muss individuell konfiguriert werden.

Erweiterbar: Dank der Integration in die Microsoft Power Platform können Sie den Planner flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Benutzerdefinierte Berichte mit Power BI und automatisierte Workflows mit Power Automate bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Prozesse. Copilot unterstützen Sie beim Erstellen und Verwalten von Plänen sowie bei der Überwachung des Fortschritts.

Mein Fazit: Nützliches Tool mit Entwicklungspotential

Meiner Meinung nach seit langem ein durch und durch gelungenes Tool. Wer kennt es nicht, bisher war es immer so dass man keinen Überblick über seine digitalen Aufgaben hatte. Für jeden Aufgabentyp gab es ein entsprechendes Tool, was es schwer machte den Überblick zu behalten. Mit dem New Planner hat Microsoft hier eine sehr gute Möglichkeit bereitgestellt dies zu erhalten. Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar und bietet dem Anwender eine einfache Bedienbarkeit der Tools & Filter. Ob ein erweitertes Tool wie Project for the Web, notwendig ist, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, da die Zusatzkosten nicht unerheblich sind. Durch Power Automate oder Co-Pilot lässt sich die Auswertbarkeit oder Nachverfolgung optimiert werden.

Sie möchten Aufgabenmanagement in Microsoft 365 sinnvoll strukturieren – integriert, nachvollziehbar und mit klaren Prozessen? Ob Sie gerade erst starten oder bestehende Tools wie To Do, Project oder Planner effizienter miteinander verzahnen möchten: Wir unterstützen Sie dabei, die passende Lösung für Ihre Anforderungen zu entwickeln – mit Erfahrung aus Projekten, technischem Verständnis und einem klaren Blick für die alltäglichen Herausforderungen in Ihrem Unternehmen.  Kommen Sie gerne auf uns zu!

Bye bye Valo

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