Wenn sensible Informationen im Unternehmen kursieren, braucht es mehr als nur die richtige Ablage. Es muss klar sein, wer Zugriff hat, wie lange Dokumente aufbewahrt werden dürfen und wann ein Schutzmechanismus greift. In vielen Organisationen werden solche Regeln manuell umgesetzt: per Rollenvergabe, Richtlinie oder Kontrollblick ins Berechtigungsmenü.
Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.
In Microsoft 365 gibt es mittlerweile Funktionen, mit denen sich Schutzmaßnahmen auf Dokumente automatisiert anwenden lassen. Dafür wird keine externe Software benötigt, die Klassifizierung erfolgt KI-gestützt direkt in SharePoint. So lässt sich vermeiden, dass kritische Inhalte übersehen oder versehentlich falsch behandelt werden.
Im Alltag geht es oft um ganz klassische Dokumenttypen: Verträge, Bewerbungsunterlagen, interne Weisungen, Abrechnungen. Sie enthalten personenbezogene Daten, Finanzinformationen oder vertrauliche Inhalte. Wer hier auf automatisierte Prozesse setzt, muss sicherstellen, dass diese Inhalte zuverlässig erkannt, verschlagwortet und abgesichert werden.
Genau das leistet die Kombination aus SharePoint Premium, Auto-Fill und Sensitivity- oder Retention-Labels aus Purview. Dokumente werden dabei nicht nur über klassische Metadaten (z. B. Autor:in, Version, Dokumententyp), sondern auch über Inhalte klassifiziert. Die Klassifizierung basiert auf Azure OpenAI-Modellen und lässt sich über Prompts anpassen.
Ein Beispiel: Wird in einem Dokument eine IBAN erkannt, kann automatisch ein Privacy Label greifen, das die Weitergabe einschränkt. Wird ein Vertrag als aktiv erkannt, lässt sich über ein Retention Label die Aufbewahrungsfrist definieren. inklusive Ablaufdatum und Schutz vor versehentlicher Löschung.
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Auch wenn viele Klassifizierungen automatisiert erfolgen können, ist der menschliche Abgleich in sensiblen Szenarien weiterhin vorgesehen. In SharePoint Premium steht dafür eine neue Prüfoberfläche zur Verfügung die Dokument- und Metadaten auf einen Blick zeigt. Hier lassen sich Inhalte dokumentenweise durchsehen – inklusive Vorschau, Metadaten und vorgeschlagener Klassifizierung.
Die Freigabe erfolgt manuell, zum Beispiel durch Mitarbeitende in einer Freigaberolle (Human in the Loop), die das Label entweder bestätigen oder anpassen. Diese Funktion eignet sich vor allem für Dokumente mit rechtlicher oder regulatorischer Relevanz, bei denen Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung im Vordergrund stehen.
Die automatisierte Klassifizierung basiert auf einer Azure-Subscription. Es wird keine Copilot Lizenz benötigt, sondern SharePoint Premium in Kombination mit nutzungsbasierter Abrechnung („Pay-as-you-go“). Dabei gelten die konfigurierten Prompts als Basis für die KI-Auswertung.
Für die Privacy und Retention Labels wird Purview genutzt. Eine automatische Vergabe erfordert ebenfalls keine Copilot Lizenzierung, jedoch mindestens E5. Die Auswahl der Sites, auf denen die Klassifizierung aktiv ist, lässt sich zentral steuern, ebenso wie die Budgetkontrolle.
Besonders geeignet ist die automatisierte Dokumentenklassifizierung in Bereichen, in denen viele vertrauliche Inhalte im Umlauf sind – bei gleichzeitig hohem Volumen und standardisierten Dokumenttypen.
Dazu zählen zum Beispiel:
Die Kombination aus Schutz, Struktur und Automatisierung senkt das Risiko, vereinfacht die Einhaltung interner Regeln und entlastet die Mitarbeitenden.
Wenn du wissen möchtest, ob sich auch in eurem DMS kritische Inhalte automatisch erkennen und absichern lassen, Komm gerne auf uns zu . Wir zeigen dir, welche Regeln, Prompts und Schutzmechanismen für euren Anwendungsfall geeignet sind.
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