Kongress Media lud am Donnerstag, 13. Februar, nach München zum Digital Workplace Tech Forum. Der Fachkongress stand dieses Mal unter dem Motto „Digital Workplace als Plattform für das digitale Arbeiten“. Unser Managing Director Dr. Julian Bahrs war mit dabei und berichtet an dieser Stelle von seinen Eindrücken.

Anfahrt: Komplett auf E-Antrieb aus Ökostrom umgestellt – da Kongress Media jetzt eine zentralere Location gefunden hat und auch der Sprung von Zuhause zum Bahnhof in E-Reichweite liegt. Immerhin.

Auftakt: Wie immer eröffnet Björn Negelmann und diesmal gab es direkt eine kritische Diskussion um den Begriff Digital Workplace und seine vielschichtige Interpretation. Manche meinen ein Cloud Office reicht. Andere sehen nur eine Messaging Plattform oder Office 365. Außerdem nimmt die Redundanz der verfügbaren Kommunikationswerkzeuge zu und schafft neue Silos – wie z. B. Salesforce, das oft abgeschnitten vom Rest ist. Noch auf die Spitze getrieben hat das Ganze der Impuls von Sigi Lautenbacher: Wahrscheinlich gibt es in den meisten Unternehmen vier bis fünf unterschiedliche Initiativen zum Digital Workplace, die unter verschiedenen Namen für die Bereiche New Work, Digitalisierung, Future Workplace und auch für ein zukünftiges neues Gebäude laufen. Durch die Konkurrenz um Budget und Macht wird eher Fortschritt verhindert als getrieben. Und noch eine interessante Erkenntnis: Eigentlich haben wir kein technisches Problem mehr. Das stimmt nur soweit, dass alle Lösungen verfügbar sind – bei unseren Kunden sehe ich aber schon noch Handlungsbedarf.

In der Breite besteht sowieso dieses Bild:

Fest steht: Der Digitale Arbeitsplatz wird zunehmend komplexer und muss den Mitarbeitern Orientierung geben. Der Digital Workplace ist eine Strategie und kein Produkt! Beliebte Konzepte sind Startseiten oder Hubs – entweder als Duo aus zwei Hubs für die Kommunikation und für den persönlichen (wir sagen ja seit vielen Jahren) MyWorkplace mit meinenindividuellen Aufgaben (gerne systemübergreifend), meinen Workspace usw. Ein Voting der Besucher (natürlich nicht repräsentativ) hat auch gezeigt, dass Microsoft mit Office 365 fast 2/3 der Lösungen stellt.
Neu ist, dass die Messaging-Plattformen am Thron der Startseite wackeln. Insbesondere bei Office 365 ist durch den Workhub MS Teams natürlich die Überlegung, das Intranet dort einfach zu integrieren. Dazu haben wir bereits einen Prototyp evaluiert, der zu einem späteren Zeitpunkt nochmal genauer vorgestellt wird.

Der Gedanke mehr Assistenzfunktionen in den Digital Workplace zu legen verlockt natürlich. Und auf einmal war er wieder da – der Gedanke des KI-Assistenten, quasi „Enterprise Alexa“ – nur schlauer – oder korrekter ausgedrückt: der Sprachassistent mit Universalfunktion. Verlockend, aber außerhalb klar abgegrenzter Aufgaben noch nicht realistisch. Das hatten wir doch 2018 schon mal? Durch die Messaging-Plattformen gibt es jetzt endlich einen Zugang für die Chatbots zu den Menschen. Aber die Bedienung und tatsächlich vorhandene Intelligenz taugt lediglich für Suchaufträge und kleinere definierte Aufgaben. Außerdem muss nach wie vor jeder Bot explizit adressiert werden – sodass schnell eine Vielzahl von Bots ein Navigationsproblem erzeugen können. Ich glaube auch, dass die Interaktion mit einem Bot noch lange nicht flächendeckend bei den Anwendern denkbar ist. Für mich ist daher die Suche und die Optimierung der Suchergebnisse der perfekte Platz, um schlaue Funktionen zu integrieren. Hier erreicht man gewöhnlich bei geringerem Einsatz mehr Nutzen.

Wir selbst haben in unserer Session unter dem Motto: „Click-> Done“ nach Digitalisierungspotenzial im Unternehmen gesucht. Damit haben wir einen Schwerpunkt auf „Erledigen“ statt Kommunikation gelegt. Denn den Schritt von der Information hin zur Transaktion macht am Ende auch die User Experience eines modernen digitalen Arbeitsplatzes aus. Beispielsweise möchten Anwender die Seminarangebote durchstöbern und ihren Favoriten am liebsten bei Interesse mit nur einem Klick direkt buchen. Ein smartes Formular und eine App würden erkennen, ob noch Plätze im Seminar verfügbar sind, wer die Teilnahme genehmigen muss und sie reserviert auch gleich die entsprechende Zeit im Kalender.

Auf unserer Suche haben wir eine ganze Reihe von Diensten gefunden, die sich positiv auf die Employee Experience auswirken. Diese ganzen Anwendungen, von denen in den meisten Unternehmen noch einige fehlen, müssen in den digitalen Arbeitsplatz integriert werden. Das bedeutet nicht, dass all diese Dienste auf einer Plattform laufen müssen, aber es sollte zumindest eine gemeinsame digitale Experience realisiert werden. Dies kann zum Beispiel durch leichtgewichtige Integration, wie mit App Store-Konzepten, Launch Pads oder Quicklinks, erfolgen.

Wie immer gab es auch einige Praxisbeispiele und Lösungen zu bestaunen. Jasmin Haug von Vetter Pharma zeigte, wie mit Office 365 ganz ohne Zusatztools ein modernes Intranet so aufgebaut und eingeführt werden kann, dass die Veränderung die Mitarbeiter nicht abhängt. Da macht es einen stolz, als Dienstleister unterstützt zu haben.

Relativ viel Aufmerksamkeit für ein Tech Forum hat das Thema Change & Adoption und Begleitung der Veränderung erhalten (nicht dass wir das nicht wichtig finden, aber für Kommunikation und Change ist eigentlich das IOM Summit im Herbst zuständig). Bestätigt hat sich, dass Veränderung Zeit braucht. Am Beispiel der jährlichen Evaluation des Intranets wurde bei SBB in einem Jahr ohne Neuerungen eine deutliche Verbesserung gemessen. Vermutlich weil sich ein positiv gemeinter Gewöhnungseffekt einstellt. Vom Vortragenden schön als „Verdauungszeit“ bezeichnet.
Auch den Umbau und Herausforderungen der IT-Abteilung beim Betrieb von Evergreen-Lösungen darf man nicht unterschätzen.

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Zum Abschied ein Glas Sekt – sehr nette Geste von Kongress Media. Leider war ich zu erkältet und von den Eindrücken des Tages geplättet.

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    Dr. Julian Bahrs