Events Fachartikel Partner Unternehmen Das Rezept für ein erfolgreiches SharePoint-Projekt

Dieser Artikel unseres Geschäftsführers Roland Klein ist im September 2010 in der „Manage IT“ erschienen.
Viele Unternehmen stehen bei der Etablierung ihrer SharePoint-Plattform vor Problemen: Die Informationsplattform wird schnell inkonsistent, unüberschaubar und für die User unverständlich. Speziell der organisatorische Projektanteil wird im Vorfeld einer SharePoint-Implementierung stark unterschätzt. Doch wie lassen sich solche Probleme vermeiden?  
SharePoint-Projekt ist nicht gleich SharePoint-Projekt, soviel steht fest. Unterschiedliche Zielsetzungen und Unternehmensgrößen fordern unterschiedliche Maßnahmen für das Gelingen eines Projektes. Ein immer gültiges Rezept zum Aufbau einer Wissens- und Collaboration-Plattform kann es daher nicht geben. Dennoch hat der SharePoint-Spezialist IPI GmbH den Versuch gewagt, sich einem solchen „Rezept“ zu nähern und stellt „Zutaten“ vor, die zum Erfolg eines SharePoint-Projektes beitragen können. Dabei wird unterschieden, ob es sich um das Veröffentlichen von Informationen („Publishing“) oder das Zusammenarbeiten im SharePoint („Collaboration“) handelt.
Unter dem Begriff „Publishing“ wird der Teil des Intranets verstanden, der die vom Unternehmen quasi offiziell für alle Mitarbeiter freigegebenen Informationen beinhaltet, wie News, Richtlinien, Qualitätsdokumente, Informationen zur Für- oder Vorsorge der Mitarbeiter etc. Dieser Teil ist vor allem dadurch geprägt, dass die große Masse der Nutzer in der Regel nur lesend zugreift und ausgesuchte Redakteure aus den Fachbereichen Inhalte bereitstellen.
Unter dem Stichwort „Collaboration“ fasst man die für Projekt-Teams oder sonstige Arbeitsgruppen bereitgestellten virtuellen Arbeitsräume zusammen. Die Nutzung ist hier vor allem dadurch gekennzeichnet, dass nahezu alle Teammitglieder sehr aktiv in der Bereitstellung von Inhalten einbezogen sind. Die Strukturierung und Gestaltung obliegt sehr häufig dem jeweiligen Teamleiter oder entsprechend berechtigten Teammitgliedern.
 
Geht es um das Thema „Publishing“ stehen folgende „Zutaten“ im Fokus:
 
Einbeziehung des gesamten Unternehmens
Für viele SharePoint-Projekte übernimmt die IT-Abteilung das Projektmanagement und implementiert die Plattform, ohne dabei die Fachbereiche oder die Unternehmenskommunikation einzubeziehen. Das SharePoint-Projekt erfährt in diesen Fällen keinerlei oder nur wenig Unterstützung durch die Unternehmensführung. Als Konsequenz erfolgt keine Abstimmung zwischen der Unternehmens- und der SharePoint-Strategie, weshalb das Projekt nichts zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kann. Dies gilt grundsätzlich für alle Aspekte eines SharePoint-Projekts, ist aber insbesondere im Publishing-Umfeld ein absolutes Muss. Nur wenn das gesamte Unternehmen in die Planung miteinbezogen und Input von Fachbereichen abgegeben wird, können Arbeitsprozesse sinnvoll unterstützt werden. Das SharePoint-Projekt muss zur gemeinsamen Aufgabe werden.
 
Gestaltungsprinzipien wie bei einem Internet-Webauftritt
Grundsätzlich sollte der Publishing-Bereich nach den gleichen Prinzipien und Grundsätzen aufgebaut sein, wie sie auch für die Gestaltung eines Internet-Webauftritts gelten. Besonderen Wert sollte man somit auf eine intuitive Bedienerführung, eine klare und für jedermann verständliche Navigation, ein modernes und frisches Design, sowie ein gutes Redaktionskonzept, das die Aktualität und Gültigkeit der bereitgestellten Informationen sicherstellt, legen.
Um bei der Planung allen Projektbeteiligten einen schnelle Vorstellung von der geplanten Lösung zu vermitteln empfiehlt sich die Arbeit mit grafischen Entwürfen („Screen-Designs“) oder Click-Dummys. Da das Design der Benutzeroberfläche ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Intranets ist, kann durch diesen Ansatz gewährleistet werden, dass die SharePoint-Lösung intuitiv bedienbar ist und Anwender gerne damit arbeiten werden.
 
Themenorientierung in Struktur und Navigation
Bei der Entwicklung einer Navigation und Struktur empfiehlt sich eine Orientierung an Themen und nicht an der Organisationsstruktur des Unternehmens. Der Nutzer muss in den Mittelpunkt gestellt werden, nicht das Unternehmen selbst. Dabei sollten sich die Projektverantwortlichen fragen: Was werden die Nutzer suchen? Welche Themen sind für sie relevant? Auf welchen Wegen werden sie zu ihren Informationen gelangen?
 
Internes Marketing
„Tu Gutes und rede darüber“ ist ein Buchtitel von Georg-Volkmar Graf Zedtwitz-Arnim, der innerhalb eines halben Jahrhunderts zum geflügelten Wort für Public Relations geworden ist. Dieser Leitsatz gilt jedoch nicht nur für externe, sondern auch für interne Kommunikation. Nur wenn alle Mitarbeiter über die Einführung der SharePoint-Plattform und deren Vorteile informiert sind, werden sie sich aktiv beteiligen. Internes Marketing sollte auf die Frage „Wie profitieren die Mitarbeiter?“ ausgelegt sein. Ist ein klarer Nutzen für jeden erkennbar, steigt die Motivation zur Partizipation.
 
Folgende Grundsätze haben sich vor allem im Collaboration-Umfeld sehr bewährt:
 
Arbeiten mit dem Rapid Prototyping-Ansatz
Bei der Entwicklung von Benutzeroberflächen müssen viele Entscheidungen getroffen und Spezifikationen festgelegt werden. Das sogenannte Rapid Prototyping ist ein Verfahren, bei dem zu einem sehr frühen Zeitpunkt im Projekt ein erster Prototyp des gewünschten Endproduktes erstellt wird, der von den künftigen Nutzern getestet und Stück um Stück an die Anforderungen angepasst wird. Gerade SharePoint eignet sich hierfür hervorragend, da mit geringem Aufwand sehr schnell erste Lösungsentwürfe mit Bordmitteln erstellbar sind. .
 
Identifikation von Business Use Cases
Wird die SharePoint-Technologie in einem Unternehmen eingeführt, fehlt häufig ein Szenario bei der Umsetzung. Vielmehr wird mit Aufgabenstellungen wie „Wir machen mal ein Wiki“ spontan drauflos experimentiert. Relevant wäre es hingegen, die Funktionalitäten von SharePoint gezielt dort zu nutzen, wo z.B. im Wissensentstehungsprozess noch technische Unterstützung fehlt oder mangelhaft ausgebildet ist. Der Zusammenarbeit innerhalb von SharePoint wird in vielen Unternehmen jedoch – in bester Absicht – freier Lauf gelassen, indem den Anwendern die Standard-Teamsite-Templates zur Verfügung gestellt werden. Dabei steht dann leider häufig nicht im Fokus, ob die Prozesse, das Know-how und die Zusammenarbeitskultur zueinander passen. Die Identifikation eines klaren Business Use Cases kann diesem Problem vorbeugen.
 
Erstellung  passender Teamsite-Templates
Wenn virtuelle Arbeitsräume (Teamsites) bereitgestellt werden, so müssen diese in der Regel aufwändig an das jeweilige Szenario angepasst werden. Mitunter wird hierbei aber „das Rad immer wieder neu erfunden“. Dies lässt sich vermeiden, wenn entsprechend passende Teamsite-Vorlagen vorbereitet wurden. Wichtig ist, dass die Teamsite zu den Teamaufgaben und -Prozessen passt. Außerdem wird für die Anwender die Nutzung einfacher, wenn diese eine einheitliche Bedienlogik hat.
 
Steuerung über ein Governance Konzept
Bei einem Governance-Konzept geht es um die Abläufe, Richtlinien und Regeln für die gesamte Collaboration-Umgebung. Geklärt werden müssen Fragen wie: „Wer hat welche Rechte?“, „Wie sieht der Lifecycle eines Teamraums aus?“ etc. Es wird der Rahmen definiert, in dem Teamsites verwendet werden sowie die Organisation und die Navigations-Logik festgelegt.
Ein solches Governance-Konzept ist notwendig, da Teamsites ohne dieses schnell chaotisch und nicht mehr administrierbar werden. Ohne einen solchen Ansatz verlieren die Anwender die Übersicht. Richtige Governance gibt den Anwendern aber trotzdem ausreichend Flexibilität für eigene individuelle Anpassungen und Erweiterungen, um somit eine flexibel anpassbare Lösung zu bekommen. Die SharePoint-Umgebung bleibt damit übersichtlich und skalierbar, während die Governance für eine vernünftige Balance zwischen Delegation und Steuerung sorgt.
 
Schulung von Power- und Key Usern
„Gezielt schulen“ heißt der Leitsatz bei der Übergabe des Projektes an die einzelnen Fachabteilungen. Nicht jede Person benötigt das geballte SharePoint-Wissen, um die Aufgaben gemäß ihrer Rolle zu erledigen. Unternehmen fahren am besten, wenn sie gezielt sogenannte Power- und Keyuser identifizieren, die sich in Zukunft um die Weiterentwicklung und Etablierung der Plattform kümmern werden. Diese können dann wiederum ihr Wissen durch abteilungsinterne Schulungen weitergeben.

Diese Punkte zeigen bereits: Bei SharePoint geht es um mehr als nur um die Bereitstellung von Technik. Ziel jedes SharePoint-Projektes muss es sein, eine konsistente und nachvollziehbare User Experience zu schaffen. ​
 

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    Anja Weidner