Logo IPI
Direkt anrufen
Ad-hoc Support
Termin vereinbaren
Beitragsbild Copilot vs Facilitator

Copilot oder Facilitator? Was die beiden KI-Helfer in Teams-Meetings unterscheidet

Bild von Roland Klein
Roland Klein

Beitrag teilen:

Wann sich Copilot lohnt, wann der Facilitator und warum dafür keine Videoaufzeichnung nötig ist.

Copilot und Facilitator sorgen in der Praxis regelmäßig für Verwechslung. Beide gelten als dasselbe Werkzeug mit zwei Namen, dabei erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben und richten sich an unterschiedliche Personen im Meeting. Wer den Unterschied kennt, spart sich viele Nachfragen und nutzt beide Werkzeuge gezielter.

Häufige Fragen zu Copilot und Facilitator in Teams

Kompakte Einordnung, damit du sofort weißt, ob dieser Beitrag für dich relevant ist, bevor es in die Details geht.

Copilot ist dein persönlicher KI-Assistent. Facilitator unterstützt das gesamte Meeting mit Notizen, Aufgaben und Moderation.

Ja. Eine Copilot-Lizenz benötigt die Person, die den Facilitator startet.

Ja. Beide können mit einem temporären Transkript arbeiten, das nach dem Meeting gelöscht wird.

Es wird nach dem Meeting gelöscht und steht anschließend nicht für eine KI-Zusammenfassung zur Verfügung.

Copilot arbeitet für dich allein

Copilot ist ein persönlicher Assistent. Er greift während des Meetings auf das laufende Transkript zu und beantwortet Fragen, die nur du siehst.

 

Ein typischer Anwendungsfall: Kommt jemand ein paar Minuten zu spät in ein Meeting, hilft ein kurzer Prompt weiter, etwa “Fasse zusammen, was bisher gesagt wurde”. Die Antwort kommt in Sekunden und bringt schnell auf den aktuellen Stand. Das funktioniert genauso für spezifischere Fragen, etwa wenn eine bestimmte Aussage noch mal nachgelesen oder eine offene Frage geklärt werden soll. Alle Antworten landen im eigenen Chat-Fenster. Kein anderer Teilnehmer bekommt das zu sehen, auch nicht der Organisator. 

Der Organisator entscheidet, ob Copilot in einem Meeting erlaubt ist. Lange Zeit ließ sich das nur vor dem Meeting festlegen. Inzwischen lässt sich die Einstellung auch während einer laufenden Besprechung ändern. 

Facilitator moderiert für alle

Der Facilitator ist etwas völlig anderes: ein virtueller Moderator, der als eigener Teilnehmer im Meeting auftritt, sich im Chat selbst vorstellt und für alle sichtbar arbeitet. In der Praxis wird seine Bandbreite fast immer unterschätzt, denn er kann deutlich mehr als nur mitschreiben. 

 

Er protokolliert Ergebnisse und Entscheidungen bereits während der Besprechung, hält Aufgaben fest und ordnet sie, sofern erkennbar, direkt den passenden Personen zu. Er überwacht die Agenda und zeigt in einer laufenden Zeitleiste an, wo die Besprechung gerade steht, und weist aktiv auf die verbleibende Zeit hin, bis hin zu ziemlich direkten Ansagen, wenn ein Meeting die geplante Zeit überschreitet. 

Er lässt sich auch aktiv ansprechen. Im laufenden Meeting funktionieren Anweisungen wie “Erstelle schon mal die ersten Folgeaufgaben, die du identifiziert hast” oder “Erstelle mir daraus ein Word-Dokument”, und der Facilitator erledigt das noch während der Besprechung. Auch die Agenda lässt sich live anpassen: Punkte verschieben, abhaken oder streichen, und die Zeitplanung rechnet er im Hintergrund automatisch neu. 

 

Nach dem Meeting bleibt er ansprechbar. Eine Frage wie “Zeig mir nur die Aufgaben, die noch niemandem zugeordnet sind” beantwortet er auch im Nachgang noch zuverlässig. 

Seine Notizen entstehen in einer Loop-Komponente, einem Notiz-Format, an dem mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können. Diese Komponente lässt sich in einen Teams-Kanal oder sogar in eine E-Mail einbetten, und zwar nicht als Kopie, sondern als Fenster auf das Original. Ändert sich das Original, aktualisiert sich die eingebettete Version automatisch mit. Damit lässt sich ein Meeting-Ergebnis unkompliziert in die weitere Projektarbeit überführen. 

 

Für den Facilitator braucht nur die Person, die ihn startet, eine Copilot-Lizenz. Alle anderen Teilnehmenden sehen seine Notizen und Antworten auch ohne eigene Lizenz, können ihm aber selbst keine Fragen stellen. 

 

Bei Meetings, die direkt aus einem Teams-Kanal heraus gestartet werden, steht der Facilitator nicht zur Verfügung. Dort übernimmt der sogenannte Channel Agent diese Rolle, allerdings mit einem wichtigen Unterschied: Anders als der Facilitator ist er während der laufenden Besprechung nicht selbstständig aktiv und schreibt auch nicht automatisch im Hintergrund mit. Aktiv wird der Channel Agent erst nach dem Meeting. Auf Basis von Transkript oder Aufzeichnung übernimmt er dann weitere Aufgaben. Dabei kann er unabhängig vom einzelnen Termin auf alles zugreifen, was in diesem Kanal besprochen oder abgelegt wurde, auch auf Inhalte aus länger zurückliegenden Terminen. 

Copilot vs Facilitator

Muss ich aufzeichnen, um KI zu nutzen?

Ein weit verbreiteter Irrtum: ohne Videoaufzeichnung geht nichts. Das stimmt so nicht. Copilot und Facilitator funktionieren auch, ohne dass am Ende ein dauerhaftes Transkript gespeichert wird. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen zwei Transkript-Arten. 

 

Ein dauerhaftes Transkript bleibt nach dem Meeting gespeichert und lässt sich später auswerten, etwa für eine automatische KI-Zusammenfassung. Ein temporäres Transkript existiert dagegen nur während des Meetings selbst, ist für niemanden einsehbar und wird am Ende gelöscht. Es startet erst in dem Moment, in dem die erste Person Copilot oder Facilitator tatsächlich aktiviert, nicht schon mit Meetingbeginn. Auf das, was davor gesagt wurde, hat die KI dann folglich auch keinen Zugriff. 

 

Copilot und Facilitator greifen in beiden Fällen auf die Inhalte zu und liefern ihre Antworten. Nur die automatische KI-Zusammenfassung, die nach dem Meeting im Chat landet, entfällt beim temporären Transkript. Wer aus Datenschutzgründen keine dauerhafte Aufzeichnung möchte, profitiert also trotzdem von beiden Werkzeugen, inklusive der Antworten und Notizen, die während des Meetings entstanden sind.

Die passende Einstellung findet sich in den Besprechungsoptionen unter “Copilot und andere KI”. Dort stehen drei Optionen zur Wahl. “Während und nach der Besprechung” speichert Transkript und gegebenenfalls Video dauerhaft. “Nur während der Besprechung” aktiviert das temporäre Transkript. “Aus” schaltet Copilot und Facilitator komplett ab. 

Copilot oder Facilitator: Welches Tool passt zu welchem Teams-Meeting?

Wer während eines Meetings selbst Fragen beantwortet haben will, aktiviert Copilot für sich. Wer eine für alle sichtbare Moderation, laufende Notizen und eine automatische Aufgabenübersicht braucht, schaltet den Facilitator ein. Beides lässt sich kombinieren und beides funktioniert auch ohne dauerhafte Aufzeichnung. Wer bislang gezögert hat, weil eine Videoaufzeichnung unangenehm war, sollte noch mal einen Blick auf die Besprechungsoptionen werfen. 

 

Wer sich die Beispiele lieber in Bewegung anschauen möchte: Die Aufzeichnung des Webinars zu diesem Thema steht ab sofort bereit und zeigt Copilot, Facilitator und die passenden Einstellungen direkt in der Praxis. Bei Fragen zum eigenen Teams-Setup lohnt sich eine kurze Nachricht an unser Team, Copilot- und Meeting-Einstellungen gehören zu unserem Alltagsgeschäft. Kommt gerne auf uns zu. 

 

KI gestützter Meeting Lifecycle in MS Teams
Aufzeichnung ansehen

Webinar-Aufzeichnung: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung.

Noch mehr Details gibt es in der Webinar-Aufzeichnung: Unser KI-Experte Roland Klein zeigt, wie sich der Einsatz von KI strukturiert gestalten lässt von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung und Umsetzung.

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert