CASE STUDY STADTWERKE BIELEFELD

Digitale Transformation bei den Stadtwerken Bielefeld:

Ein Intranet, das Leitstelle und Außendienst vernetzt

Über Stadtwerke Bielefeld

Die Stadtwerke Bielefeld GmbH sind als regionaler Versorger für Strom, Gas, Wasser und Wärme tätig und betreiben zudem wichtige Infrastrukturdienstleistungen in den Bereichen öffentlicher Nahverkehr, Telekommunikation und Entsorgung. Darüber hinaus unterhalten sie verschiedene Freizeiteinrichtungen wie Schwimmbäder und eine Eisbahn. Während der Energiekrise erwiesen sich die Stadtwerke als verlässlicher Partner für die Menschen in der Region. Nun treiben sie aktiv Innovationen voran, um den Herausforderungen des Klimawandels zu begegnen und nachhaltige Lösungen zu etablieren. Die Entscheidung, das Intranet neu zu denken, war ein weiterer Schritt, um die interne Zusammenarbeit gezielter zu unterstützen und digitale Arbeitsweisen weiter auszubauen.

Stadtwerke Bielefeld

Digitale Vernetzung im Versorgungssektor: Das neue Intranet optimiert die Zusammenarbeit bei den Stadtwerken Bielefeld

Als Betreiber kritischer Infrastrukturen müssen die Stadtwerke Bielefeld intern besonders verlässlich kommunizieren: Informationen müssen gezielt, schnell und sicher dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Ob Betriebsinformationen, interne Hinweise oder kurzfristige Störungen. Bei einem Unternehmen mit so vielen Aufgabenbereichen braucht es eine Plattform, die den Überblick behält und den Arbeitsalltag einfacher macht.
Die Stadtwerke Bielefeld wollten ihr Intranet deshalb grundlegend neu denken, nämlich als Plattform, die Informationszugang und Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg spürbar verbessert. Die technische Basis dafür sollte eine Cloud-Architektur auf Microsoft 365 sein, die mit dem Unternehmen wächst und sich an unterschiedliche Arbeitsrealitäten anpassen lässt. Mit der IPI GmbH als Partner wurde ein leistungsfähiges Intranet entwickelt, das gezielt auf die Anforderungen der Stadtwerke Bielefeld abgestimmt ist.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Das vorherige Intranet wurde von rund 2900 Mitarbeitenden in verschiedenen Gesellschaften des Unternehmens genutzt. Im Zuge der strategischen Ausrichtung auf Microsoft 365 bot sich die Chance, bestehende Lizenzen effektiver zu nutzen und durch Out-of-the-box-Lösungen Kosten für Drittanbieter zu reduzieren. Die neue Plattform sollte vor allem Mehrwert durch nahtlose Integration, höhere Reichweite und zielgerichtete Kommunikation schaffen.
Bereits während der Corona-Pandemie wurde bei den Stadtwerken Bielefeld mit Microsoft Teams gearbeitet – erste Erfahrungen mit cloudbasierten Tools zeigten schnell, welches Potenzial in der neuen Infrastruktur steckt. Gleichzeitig eröffnete die strategische Entscheidung für Microsoft 365 die Möglichkeit, vorhandene Lizenzen effektiver zu nutzen und durch standardisierte Lösungen Kosten für Drittanbieter zu senken. Die Herausforderung bestand darin, das bestehende Intranet durch eine zukunftsfähige Lösung zu ersetzen – eine Plattform, die sich flexibel an die Anforderungen der Stadtwerke Bielefeld anpassen lässt, erweiterbar bleibt und die tägliche Arbeit gezielt unterstützt.

Umsetzung & Lösungen

Das Projekt begann mit einer ausführlichen Bedarfsanalyse, um eine Plattform zu schaffen, die sich eng an den Abläufen und Strukturen der Stadtwerke orientiert. Im ersten Schritt wurde ein Prototyp mit Standardfunktionen von SharePoint Online erstellt, der den Mitarbeitenden frühzeitig zur Verfügung stand. Dadurch konnten bereits in einer frühen Phase Rückmeldungen eingeholt und gezielte Anpassungen vorgenommen werden.
Darauf aufbauend entstanden spezifische Webparts, um die internen Prozesse gezielt zu unterstützen. Dazu zählen unter anderem die News-Webpart, die Quicklinks, das Schwarze Brett sowie das Alert-System. Jedes dieser Module wurde so entwickelt, dass es passgenau zu den betrieblichen Abläufen der Stadtwerke Bielefeld passt – mit Fokus auf kurze Klickwege, klare Nutzerführung und mobile Erreichbarkeit. Für Elemente mit komplexeren Rahmenbedingungen, die über den Standard hinausgingen, wurden Inhalte gemeinsam mit den Fachabteilungen durchdacht und funktional weiterentwickelt. Dabei wurden funktionale Erweiterungen definiert, um spezifische Arbeitsabläufe abzubilden und eine zielgerichtete Informationsbereitstellung sicherzustellen. Zur besseren Planung wurden ergänzend Visualisierungen und Mockups erstellt, die sowohl der technischen Umsetzung dienten als auch die Einbindung in das visuelle Erscheinungsbild der Stadtwerke Bielefeld sicherstellten.

Der News-Bereich wurde erweitert, sodass Informationen mit Metadaten versehen und zielgruppenspezifisch ausgespielt werden können. Darüber hinaus wurde die Funktion der Quicklinks eingeführt, die einen schnellen Zugriff auf Stadtwerke Bielefeld-interne Anwendungen oder wichtige Links ermöglichen. Zudem können die Links zielgruppenorientiert ausgespielt werden, um den Nutzenden genau die Informationen bereitzustellen, die für ihre Arbeit relevant sind.

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Besonders praxisnah ist das Schwarze Brett, das Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit bietet, interne Anzeigen zu veröffentlichen. Diese Funktion erfreut sich großer Beliebtheit und trägt zur
Vernetzung innerhalb des Unternehmens bei. Ergänzt wird die Plattform durch ein Alert-System, das wichtige Meldungen farblich hervorgehoben anzeigt und nach Relevanz für verschiedene Nutzergruppen filterbar macht. So können beispielsweise Busfahrer direkt über Störungen auf bestimmten Linien oder Straßen informiert werden, um ihre Routen entsprechend anzupassen.

Neben den funktionalen Verbesserungen wurde auch die Automatisierung interner Prozesse durch die Integration der Microsoft Power Platform vorangetrieben. So sorgt ein Workflow beispielsweise für die automatische Bereinigung abgelaufener Anzeigen auf dem Schwarzen Brett, wodurch manuelle Verwaltungsaufgaben reduziert werden konnten.

Die Redakteurinnen und Redakteure wurden gezielt auf ihre neue Rolle vorbereitet – mit Fokus auf redaktionelle Prozesse, Tools und Zielgruppenlogik. Begleitende Change-Management-Maßnahmen trugen dazu bei, die Akzeptanz der neuen Plattform unter den Mitarbeitenden zu fördern und einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.

Ergebnisse & Mehrwert

Mit dem neuen Intranet wurde eine zentrale Plattform geschaffen, die interne Kommunikation besser zugänglich macht – auch für Mitarbeitende ohne klassischen Büroarbeitsplatz. Durch die Anbindung an Microsoft Teams lassen sich Informationen gezielter verteilen, mobil abrufen und direkt in den Arbeitsalltag integrieren.
Die neue Lösung nutzt bestehende Microsoft-365-Lizenzen deutlich effektiver und reduziert den Bedarf an parallelen Tools. Besonders in einem heterogenen Umfeld wie den Stadtwerken Bielefeld zahlt sich das aus – durch klarere Strukturen, mehr Übersicht und kürzere Wege bei der Informationsverteilung.
Ein wesentlicher Vorteil ist die mobile Verfügbarkeit. Besonders Außendienstmitarbeitende und Busfahrer profitieren davon, da sie über Microsoft Teams jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können, das erleichtert die interne Abstimmung und hilft gleichzeitig dabei, Betriebsabläufe gezielter zu steuern. Das Schwarze Brett wird täglich genutzt – insbesondere für private Kleinanzeigen, Terminabsprachen oder spontane Aushänge.

Fazit & Ausblick

Durch die enge Zusammenarbeit zwischen IT und Unternehmenskommunikation konnte das Intranet wurde technisch neu aufgesetzt und im Design modernisiert – abgestimmt auf die Anforderungen der Stadtwerke Bielefeld. Durch die schrittweise Entwicklung konnten Anforderungen aus Fachabteilungen direkt in die Umsetzung einfließen.
Für die Zukunft sind weitere Erweiterungen geplant, darunter die Personalisierung der Quick­links sowie eine verbesserte Suchfunktion mit PNP Search, um Inhalte noch schneller auffindbar zu machen. Zudem sollen zusätzliche Automatisierungen eingeführt werden, um wiederkehrende Aufgaben weiter zu optimieren und den administrativen Aufwand weiter zu reduzieren.
Mit dem neuen Intranet haben die Stadtwerke Bielefeld eine leistungsfähige Kommunikationslösung geschaffen, die speziell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Die unterschiedlichen Geschäftsbereiche profitieren von einer verbesserten internen Vernetzung, die den Informationsfluss optimiert und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet. Das neue Intranet macht es einfacher, Informationen bereichsübergreifend zu teilen – ein Vorteil, der sich besonders in einem vielschichtigen Betrieb wie den Stadtwerken Bielefeld auszahlt.

Download der Case Study Stadtwerke Bielefeld

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