Wie bringt man Informationen zuverlässig zu rund 3000 Mitarbeitenden – quer durch Energieversorgung, ÖPNV, Entsorgung und Verwaltung? Für die Stadtwerke Bielefeld war klar: Um in einer zunehmend hybriden Arbeitswelt effizient zu kommunizieren, sollte auch intern ein neues Kapitel aufgeschlagen werden.
Der Schritt in die Microsoft-365-Cloud war dabei vor allem eines: ein strategischer. Ziel war es, bestehende Lizenzen besser zu nutzen, parallele Tools abzulösen und die Systemlandschaft spürbar zu verschlanken.
Mit der Einführung eines neuen Intranets auf Basis von Microsoft 365 hat sich viel verändert: Prozesse wurden verschlankt, Informationen erreichen die richtigen Personen schneller und die Plattform fügt sich nahtlos in den Arbeitsalltag ein, ob im Büro, auf der Straße oder im Technikwagen.
Der Aufbau des neuen Intranets wurde von Beginn an eng mit den Fachbereichen abgestimmt. Ihre Perspektiven und Anforderungen haben die Gestaltung maßgeblich geprägt, mit dem Ziel, den internen Informationsfluss deutlich zu verbessern.
Im Zentrum stand die Frage: Wie lässt sich Kommunikation so strukturieren, dass alle – von der Verwaltung bis zum Betriebshof – schnell, gezielt und sicher erreicht werden?
Technisch basiert das Intranet auf SharePoint Online, Microsoft Teams und der Power Plattform. Inhalte und Strukturen wurden entlang der unterschiedlichen Rollen im Unternehmen konzipiert. Die Plattform ist mobil zugänglich, modular erweiterbar und fügt sich flexibel in den Arbeitsalltag ein.
Ein ambitionierter Zeitplan, intensive Redaktionsschulungen und durchdachte Change-Maßnahmen haben den Wandel möglich gemacht. Heute profitieren rund 2000 Mitarbeitende vom neuen Intranet: Sie finden Informationen schneller, kommunizieren gezielter und können mobil auf Inhalte zugreifen, etwa über Microsoft Teams oder direkt über individuell angepasste Quicklinks.
Beispiel aus dem Alltag:
Wenn städtische Aktionen, Baustellen vor Ort oder interne Veranstaltungen wie das Sommerfest angekündigt werden, sehen Mitarbeitende die Informationen direkt im Intranet, farblich hervorgehoben und zielgruppenspezifisch gefiltert. So kommen wichtige Hinweise genau dort an, wo sie gebraucht werden, auch bei Mitarbeitenden ohne klassischen Büroarbeitsplatz.
In der ausführlichen Case Study zeigen wir, wie die Stadtwerke Bielefeld die digitale Transformation ihrer internen Kommunikation gemeistert haben: von den ersten Anforderungen bis zur technischen Umsetzung.
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