Best Practices Unternehmen Besser arbeiten mit dem IPI Digital-Agent

Heute stehen dank Microsoft und Office 365 für Mitarbeiter im Unternehmen in der Regel eine Vielzahl von Werkzeugen, Services und damit auch enorme Möglichkeiten bereit. Das grundsätzliche Problem: Viele neue Werkzeuge werden von der IT bereitgestellt jedoch nicht sinnvoll in den Fachabteilungen genutzt. Mit anderen Worten: Das Potenzial verpufft. Und das ist oft nur die Spitze des Eisbergs.

Neben den technischen Herausforderungen (ordentliche Bereitstellung und problemlose Nutzung) ergibt sich auch immer eine Change & Adoption Herausforderung. Wir wissen aus zahlreichen Projekten, dass der Nutzen aus modernen Softwarelösungen, wie z.B. MS Teams signifikant gesteigert und beschleunigt werden kann, wenn die Einführung von geeigneten Change & Adoption Maßnahmen begleitet wird. Solche Maßnahmen liegen in der Motivation, Kommunikation und Befähigung der Nutzer. Bei der IPI nutzen wir erprobte Formate, die sich an Methodenframeworks wie PROSCI anlehnen. Für uns das Wichtigste dabei: Das positive Feedback der Anwender und die Statistik der Nutzer.

Gerade in der ersten Phase der Bereitstellung einer neuen Software, wie z.B. MS Teams, geht es zunächst um typische Szenarien. Bei Teams z.B. das routinemäßige Durchführen von Teamssitzungen oder die Kommunikation im Chat. Das hilft, gerade in der aktuellen Situation mit verstärktem Homeoffice, weiter – keine Frage. Aber das Potenzial der verfügbaren Lösungen hinsichtlich Digitalisierung und Automatisierung wird nicht ausgeschöpft. Dabei ergibt sich auch ein methodisches Problem: Bei auf breites Publikum und Masse ausgerichteten Change & Adoption Maßnahmen werden typische Szenarien und Aufgaben vermittelt. Auch beim Use Case Shopping wird zunächst auf genau diese Szenarien gesetzt – mit dem Erfolg das eben nur typische und einfache Szenarien adressiert werden.

Was aktuell in Change Management Projekten zu wenig passiert, ist den Weg umgekehrt zu gehen, also nicht vom Angebot sondern von den Zielen und Ergebnissen der Arbeit. Natürlich, Arbeit und vor allem die wichtigen Ergebnisse und der Zweck ist immer individuell. Letztendlich trägt der Prozess die DNA der daran beteiligten Personen und des Unternehmens. Aber genau hier liegen auch erhebliche Digitalisierungs-Potenziale, die Ihr Unternehmen erfolgreicher machen. Und die gehen vermutlich deutlich über Online Meetings hinaus – nur sind sie eben individuell.
In der zweiten Phase des Change & Adoption Programms setzen wir daher gezieltes Coaching und Entwicklung von zweckbezogenen Digital-Skills ein. Ausgehend von der realen Situation und den Ergebnissen, die aktuell vorliegen, überlegen wir gemeinsam mit der Fachabteilung, wie eine bessere und einfachere Erstellung aussehen kann.

Genau hier setzt unser Coaching Angebot „Digital-Agent“ an. Ein Experte mit unserem Framework für eine Begleitung inkl. Umsetzung kann innerhalb von 12 Wochen die Arbeit verbessern. Nicht nur, dass er die Erfahrung und das Know How Ihrer Mitarbeiter zum Prozess und dessen erfolgskritischen Stellen nutzt – er kann auch einfache Maßnahmen sofort selbst implementieren oder bei größeren Vorhaben auf weitere Experten der IPI zugreifen.

Ein Beispiel: Der Digital-Agent ist der Trainer fürs Digitale, für alle Fachabteilungen, die bereits Office 365 von Ihrer IT bereitgestellt bekommen haben und die Ihre Arbeit verbessern wollen.
Wir helfen damit dem Unternehmen insgesamt bei der Entwicklung von Digitalisierungs-Skills und beschleunigen die Verbesserung der Arbeit. Die IT-Abteilung kann ein besseres Service Angebot für die Anwender bieten oder wir arbeiten direkt im Auftrag der Fachabteilung als Coach.

Klingt das interessant für Sie? Dann sollten Sie sich unser Digital-Agent Angebot genauer ansehen. Wenn Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite – Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!

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    Dr. Julian Bahrs