Best Practices Fachartikel Back to the Office – organisiert mit buchbaren Schreibtischen und Räumen

In zunehmendem Maß kommen Mitarbeitende zum Arbeiten wieder ins Office. Wir sind der Meinung, dass uns der Wechsel zwischen Home-Office und Büro noch länger begleiten wird. Dabei müssen Unternehmen einen sicheren Betrieb inkl. ausreichenden Platz gewährleisten. Ein Digital Workplace mit Microsoft 365 unterstützt Sie hierbei. Zusammen mit unserem Partner Add-On Products ermöglichen wir Ihnen eine sichere Rückkehr ins Büro. Melden Sie sich bei uns, um mehr zu erfahren.

Heute zeigen wir Ihnen, wie Hybrid Work mit Microsoft 365 aussehen kann.

Megatrend: Hybrides Arbeiten

Die letzten 18 Monate haben den Arbeitsalltag zahlreicher Menschen und Unternehmen auf den Kopf gestellt. Für viele war Home-Office ein fester Bestandteil ihres Arbeitens. Nun kehren immer mehr Mitarbeitende zurück ins Büro. Ein neuer Wandel steht bevor: das hybride Arbeiten. Auch auf der Microsoft Inspire war dieses Thema im Fokus. Doch was genau versteht man darunter?

Eine allgemeingültige Definition von hybrider Arbeit wurde noch nicht formuliert. Jede:r hat jedoch eine gewisse Vorstellung zu diesem Begriff.

Wir sehen hybrides Arbeiten als ein Arbeitsmodell an, das eine Kombination aus bürobasiertem, mobilem und halbmobilem Arbeiten ist. Das Büro als Arbeitsort ist nicht fest vorgeschrieben. Mitarbeitenden haben die Wahl, nicht nur von wo aus, sondern auch wie und wann sie am besten arbeiten.

So ein Arbeitsmodell bietet sich besonders für ein Modell der Büroraumverwaltung an: dem Hot Desking. Bei Hot Desking teilen sich Mitarbeiter:innen einen Büroplatz zu unterschiedlichen Zeiten.

Diese Modelle bergen auch einige Herausforderungen. Eine davon ist im Anbetracht der Umstände das sichere Arbeiten, sowie die Einhaltung der Vorschriften und Gesetze. Wie kann Microsoft 365 dabei helfen?

Im Voraus oder vor Ort Arbeitsplätze buchen

Waren viele Unternehmen noch vor einiger Zeit wie leergefegt, so lässt sich in letzter Zeit ein größerer Betrieb beobachten. Zahlreiche Firmen wollen auch in Zukunft die Kombination Büro und Home-Office vorantreiben.

Hier ist sicherzustellen, dass die entsprechenden Verordnungen eingehalten werden und Mitarbeitende genügend Platz verfügbar haben.

Ein Buchungssystem für die Büroräume unterstützt Sie dabei. Auf welche Art und Weise lassen sich die Arbeitsbereiche buchen?

Die erste Methode betrifft das Reservieren von Arbeitsräumen im Voraus.

Mithilfe von Teams, Outlook oder einer Worksplace App die verfügbaren Arbeitsplätze oder Meetingräume vorher zu belegen.

Einstellbare Kriterien wie Farbkodierungen, die gebuchte als rot und verfügbare Räume als grün anzeigen tragen dazu bei, dass Kolleg:innen schnell einen Überblick haben.


Die zweite Methode beinhaltet das Buchen vor Ort.

QR-Codes oder digitale Türschilder außerhalb von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen ermöglichen, dass Mitarbeiter:innen im Büro den gewünschten Arbeitsplatz aussuchen und diesen vor Ort reservieren.

Displays können auch direkt auf Schreibtischen aufgestellt werden.

Kombiniert bieten die beiden Buchungsmethoden Ihren Mitarbeitenden flexibles Hot Desking und hybrides Arbeiten.

Maximal Auslastung der verfügbaren Arbeitsbereiche

Durch die Vorschriften des Social Distancing wird mehr Platz in den Unternehmen benötigt. Daher sollten Sie die Auslastung der vorhandenen Räume maximieren. Nachdem Kolleg:innen Arbeitsbereiche oder Besprechungsräume gebucht und benutzt haben, können diese nach der Nutzung und Desinfektion für den allgemeinen Gebrauch wieder angeboten werden.

Mit Hilfe eines Buchungssystems lässt sich die Nutzung von bestimmten Tagen oder Zeitfenstern analysieren. So können Mitarbeiter:innen über mögliche zukünftige Buchungen informiert werden.

Im Arbeitsalltag lässt sich nicht immer alles planen. Das Buchungssystem muss daher flexibel sein.

Ein Mitarbeitender hat einen Arbeitsbereich gebucht, kann diesen aber doch nicht nutzen. Nichtgenutzte Räume sollten wieder freigegeben werden, um Frustration der Kolleg:innen zu vermeiden und Gemeinkosten zu reduzieren. Eine Bestätigung zum Startzeitpunkt der Buchung verhindert dies. Bestätigt der Mitarbeitende die Buchung nicht, so wird diese aufgehoben und erneut freigegeben. Eine optimale Nutzung der Arbeitsbereiche ist dadurch gewährleistet.



Agile und anpassungsfähige Kommunikation

Füllen sich die Büros, so müssen Informationen und Vorschriften über die Büronutzung zuverlässig und schnell übermittelt werden. Welche Ein- und Ausgänge sollen Mitarbeiter:innen verwenden? Gibt es einen vorgegebenen Bewegungsfluss, um Social Distancing zu gewährleisten?  Wo lassen sich Desinfektionsmittel finden? Welche Vorschriften gibt es gerade?  Diese Fragen sollten Sie Ihren Mitarbeitenden rasch beantworten. In einem Buchungssystem lässt sich sowas anhand einer Etagenübersicht gut darstellen.

Neue Funktionen und Verfahren

Hybrides Arbeiten und Hot Desking erfordert die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen. Um dies sicherzustellen, muss das Buchungssystem in vorhandene Bürolösungen wie Microsoft 365 integriert werden.

Ob im Büro, im Home-Office oder vom Mobilgerät aus: das Buchen und Verwalten von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen sollte von überall aus möglich sein.

Statten Sie bestehende Lösungen daher mit neuen Funktionen und Verfahren aus. Microsoft-Werkzeuge wie Outlook oder Teams sollten dabei alternative Buchungsmethoden berücksichtigen.

Berührungsloses Buchungsverfahren

So wenig physischen Kontakt unter Kolleg:innen wie möglich: das war das Mantra der letzten 18 Monate. Ein berührungsloses Buchungsverfahren gewährleistet das. Vor Ort lassen sich Schreibtische durch QR-Codes oder digitale Türschilder kontaktlos buchen.

Auch das Vorausbuchen durch eine App oder Microsoft 365-Lösungen, z. B. Outlook stellt das Buchen ohne physischen Kontakt sicher.

Kontaktverfolgung gewährleisten

Mitarbeiter:innen bei Krankheitsvorfällen schnell informieren: eine der Grundvoraussetzung für die Rückkehr ins Büro.
Ein Mitarbeitender meldet Symptome: nun ist zügiges Handeln gefragt.

Datumsbasierte Berichte mit Namen und E-Mailadresse von Kolleg:innen grundlegend auf Nähe im Buchungssystem helfen mit der Kontaktnachverfolgung.

Teamwork fördern

Sich an bestimmten Tagen mit dem Team im Büro treffen: das ist seit kurzer Zeit wieder möglich. Durch eine Raummanagementlösung haben die Teammitglieder Einsicht darüber, welcher Schreibtisch und welche Räume von welchen Mitarbeitenden gebucht wurde.

Gerade in größeren Unternehmen kann es da von Vorteil sein, wenn Sie Arbeitsplätze in der Nähe der Teammitglieder reservieren. Die Übersichten der Etagen mit gekennzeichneten Arbeitsbereichen helfen, Kolleg:innen zu finden.

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    Ireen Scholze