FachartikelAufgabenmanagement einfach gemacht mit „To-Do“

Wieder ein (Arbeits-)Tag vergangen. Man hatte zwar ständig gut zu tun aber irgendwie hat man trotzdem das Gefühl, doch nicht wirklich etwas geschafft zu haben. Was in solchen Fällen oft Abhilfe schafft ist die klassische To-Do-Liste für den Tag aufzustellen und nach und nach seine Häkchen nach der Erledigung einer Aufgabe zu setzen. Für die Freunde der Listenerstellung gibt es auch technische Unterstützung von Microsoft. Einige von Ihnen kennen vermutlich noch „Wunderlist“, das Microsoft bisher zum Task-Management angeboten hat. Wunderlist wird nun aber abgelöst von „To-Do“. Das Tool ist integraler Teil des Microsoft Office 365-Pakets und kann sowohl auf dem Desktop als auch als mobile App genutzt werden.

Mithilfe von „To-Do“ können Sie ganz einfach Ihre beruflichen und auch privaten Aufgaben steuern. Im Mittelpunkt des Programms steht in jedem Fall die persönliche Produktivität. Aber was darf man sich genau unter der Aufgaben-App vorstellen? Wir haben sie getestet und erläutern Ihnen den Aufbau und die Einsatzmöglichkeiten.

Welche Funktionen „To-Do“ bietet

Unter dem Punkt „Mein Tag“ können Sie sich zu Beginn des Tages die Aufgaben herauspicken, die Sie unter realistischen Bedingungen in den nächsten 24 Stunden schaffen möchten. Diese Aufgaben sind unabhängig von Beginn- und Fälligkeitsdatum, Wichtigkeit und aus welcher Liste sie stammen (z. B. Arbeit, Reisen, Privat, Haushalt – diese können individuell von Ihnen erstellt werden). Zudem ist es möglich, die Aufgaben für andere freizugeben und zu verteilen. So können Sie beispielsweise Teilaufgaben an verschiedene Teammitglieder weitergeben. Durch das Anlegen einer Checkliste ist es möglich, verschiedene Teilschritte festzulegen, die nötig sind um eine Aufgabe vollends abzuschließen.

 

Werfen Sie einen Blick auf die „Vorschläge“ (Glühbirnen-Icon). Denn dort sind alle Aufgaben gebündelt, die Sie grundsätzlich einmal erstellt haben. Aber es sind auch die Tasks übrig, die Sie am Vortag nicht geschafft haben. Mit einem Klick übertragen Sie diese ganz einfach in Ihre heutige To-Do-Liste. Alle Aufgaben, die Sie als wichtig einstufen können Sie selbstverständlich auch dementsprechend kennzeichnen. Wie im oben abgebildeten Screenshot lassen sich diese separat unter „Wichtig“ aufrufen.

Über die Möglichkeit der manuellen Terminerstellung hinaus können Sie mit dem Einsatz eines Microsoft Flow Connectors aus gekennzeichneten E-Mails automatisch ein To-Do erstellen lassen. Des Weiteren wurde auf der Microsoft Ignite 2018 angekündigt, dass sich mir zugewiesene Tasks in Microsoft Planner automatisch in „mein To-Do“ synchronisieren werden. Diese Funktion ist allerdings aktuell noch nicht verfügbar.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie die Funktionalitäten von To-Do und die anderen Tools von Office 365 bestmöglich in Ihren Digital Workplace und die Abläufe Ihres Unternehmens integrieren können? Sprechen Sie uns einfach an – wir beraten Sie gerne!

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    Christina Reif