In Microsoft Teams mit Personen außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten: mit der neuen Funktion „organisationsübergreifendes Chatten“ in Microsoft Teams Connect ist das ab sofort möglich. Heute schauen wir uns die Aktualisierung und das Konzept dahinter genauer an.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Microsoft Teams ist seit langem die Collaboration-Plattform und Kommunikationsmittel Nummer Eins zwischen Mitarbeitenden und Kolleg:innen.

Am Anfang der verstärkten Homeoffice-Zeit war vor allem die digitale Teamarbeit innerhalb eines Unternehmens im Mittelpunkt. Nachdem diese Art von Arbeit und Collaboration für viele alltäglich geworden ist, rückt nun die unternehmensübergreifende digitale Zusammenarbeit in den Fokus.

In unserem vorigen Beitrag haben wir Ihnen zwei Möglichkeiten – den Gastzugang und den externen Zugriff – gezeigt, wie Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation kommunizieren können. Microsoft hat auf der letzten Ignite eine dritte Möglichkeit vorgestellt: Microsoft Teams Connect. Die darunterfallenden neuen Funktionen unternehmensübergreifende Channels und Chats ermöglichen es Usern mit Externen zu kollaborieren und kommunizieren. Die Aktualisierungen beinhalten Kontrollmöglichkeiten und Tools für IT-Admins und Teams-Nutzende, um die Sicherheit weiterhin zu gewährleisten.

Die  angekündigten Shared Channels sollen Ende März kommen, das organisationsübergreifende Chatten ist bereits jetzt verfügbar.

Funktionsweise und Anwendung

Voraussetzung für Connect ist es, dass die Personen ein Microsoft Konto haben.

Um unternehmensübergreifend zu kommunizieren, erstellt man wie gewohnt einen neuen Chat. Die E-Mail-Adresse der Person geben Sie oben im Adressfeld ein. Benutzen Sie Microsoft Teams von Ihrem Firmenaccount aus, können Sie auch die Telefonnummer der gewünschten Person eintragen.

Sollten die Eingeladenen noch kein Microsoft Teams benutzen, erhalten diese eine E-Mail oder SMS inkl. Einladung zur Registrierung, die daraufhin mit einem Einmalpasswort durchgeführt wird. Sobald der Gast registriert und angemeldet im Teams-Konto ist, lässt sich diese am 1:1-Chat, Gruppenchat oder sogar einem bestehenden externen Gruppen-Chat hinzufügen. Der Chat-Thread wird neben anderen Chats angezeigt – ganz ohne Tenant-Wechsel. Die Möglichkeit, dass externe Personen an Teams-Channel-Unterhaltungen teilnehmen können, kommt dann mit den Shared Channels.

Die eingeladenen Personen haben natürlich die Möglichkeit die Anfrage abzulehnen. Externe User können zehnmal eingeladen werden. Wurde bis dahin die Einladung nicht angenommen, lassen sich keine weiteren senden. Nach dem zehnten Mal sollte die Botschaft jedoch klar sein.

Wie sieht es mit der Verwaltung und Sicherheit aus?

Admins können den Chat mit Teams-Konten, die nicht von einer Organisation verwaltet werden, im Verwaltungsportal deaktivieren. Des Weiteren sind Teams End User durch zahlreiche Funktionen und Maßnahmen geschützt. Eine Auswahl:

• Explizites Opt-in: Nachrichten werden nur angezeigt, wenn auf die Vorschau geklickt und explizit die Nachrichtenanfrage akzeptiert wurde.
• Spam-Prüfung: Jede von einem persönlichen Teams-Konto gesendete Nachricht wird routinemäßig auf Spam geprüft. Wurde Spam erkannt, folgt keine Zustellung der Nachricht.
• Geschützte User: Nur der Name und die E-Mail-Adresse werden angezeigt, aber keine anderen Identifikatoren wie Profilbilder.

Weitere Sicherheitsschutzmaßnahmen können Sie im Microsoft Teams Blog nachlesen.

Teams Connect mit den neuen Funktionen der Shared Channels und dem organisationsübergreifenden Chatten läuten das nächste Kapitel des Workhubs & Collaboration Tools ein.

Ihr Microsoft Teams ist geplagt von unzähligen Teams und Kanälen? Dann schauen Sie sich doch unseren Beitrag über die Governance der Plattform an.

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