CASE STUDY BALOISE

Baloise führt Microsoft 365-basiertes Intranet für internationale Kommunikation und dezentrale Redaktion ein

In einem Unternehmen wie Baloise ist Kommunikation nie eindimensional. Informationen müssen zur richtigen Zeit die richtigen Menschen erreichen – über Ländergrenzen hinweg, in verschiedenen Sprachen und innerhalb klar strukturierter Abläufe. Doch das bisherige System geriet zunehmend an seine Grenzen. Integration, Flexibilität und Steuerbarkeit – zentrale Anforderungen an ein modernes Intranet – stießen sowohl technisch als auch organisatorisch auf Hindernisse. Baloise entschied sich deshalb für einen vollständigen Neustart. Mit einer Lösung, die auf Microsoft 365 basiert, gezielt auf Nutzerfreundlichkeit und redaktionelle Steuerung ausgerichtet ist und die technische Basis für moderne Zusammenarbeit schafft. 

Die neue Plattform unterstützt über 8.000 Mitarbeitende im Arbeitsalltag: Beim Finden von Informationen, bei der Erstellung von Inhalten und im schnellen Zugriff auf Tools. Modular aufgebaut, personalisierbar und mit eigens entwickelten Erweiterungen wie einem zentralen Redaktionsarbeitsplatz oder steuerbaren Webparts wurde das Intranet schrittweise eingeführt und zum Jahresende 2024 erfolgreich ausgerollt.

Das Unternehmen Baloise: Europaweit vernetzt – lokal verankert

Baloise ist ein europaweit tätiger Finanz- und Versicherungskonzern mit Hauptsitz in Basel. Mehr als 8.000 Mitarbeitende arbeiten in der Schweiz, Deutschland, Belgien, Luxemburg und Liechtenstein – in unterschiedlichen Sprachen, mit eigenen regionalen Strukturen und Verantwortlichkeiten. Die einzelnen Ländereinheiten agieren weitgehend eigenverantwortlich, mit eigenen Kommunikationsstrukturen und klarer Ergebnisverantwortung. Zentrale IT-Services wie das Intranet werden in Basel koordiniert, in enger Abstimmung mit den jeweiligen Fachbereichen vor Ort. Diese dezentrale Struktur prägt die Anforderungen an die interne Kommunikation: Inhalte müssen zielgerichtet ausgespielt, redaktionelle Prozesse flexibel steuerbar und digitale Tools konzernweit einsetzbar sein, ohne die regionale Relevanz aus dem Blick zu verlieren.

Auf einen Blick:
  • Hauptsitz: Basel (Schweiz)
  • Mitarbeitende: >8.000
  • Länder: Schweiz, Deutschland, Belgien, Luxemburg, Liechtenstein
  • Sprachen: Deutsch, Französisch, Flämisch, Italienisch, Englisch
  • Struktur: Dezentrale Business Units mit eigener Ergebnisverantwortung
  • Zentrale Services: Koordination über die Group IT
Beitragsbild Case-Study BALOISE

Ausgangssituation & Zielsetzung

Das bisherige Intranet setzte auf klassische SharePoint-Komponenten und eine ergänzende Lösung eines Drittanbieters. Bei der Einführung 2019 erfüllte das System die damaligen Anforderungen, jedoch mit einer begrenzten Integration in die Microsoft-365-Umgebung. Statt moderner SharePoint-Komponenten kamen Classic Sites mit proprietären Webparts zum Einsatz, was langfristig zu einer losgelösten Systemarchitektur führte.

Mit der zunehmenden Weiterentwicklung von Microsoft 365 verschärften sich die Limitierungen: 
  • Inhalte aus eingesetzten Webparts s wurden nicht in der SharePoint-Suche erfasst
  • Technische Updates konnten nur eingeschränkt übernommen werden
  • Die Plattform war nur schwer in andere M365-Tools integrierbar
  • Es gab keine konsistente User Experience zwischen Intranet, Teams und SharePoint

Auch organisatorisch gab es Einschränkungen: Redaktionelle Inhalte konnten nicht gezielt nach Regionen, Sprachen oder Zielgruppen ausgesteuert werden. Für ein Unternehmen mit mehreren Ländern, Sprachen und dezentraler Verantwortung bedeutete das: hoher Abstimmungsaufwand, geringe Sichtbarkeit relevanter Inhalte und wenig Spielraum für moderne Kommunikationsformate.
Vor dem Projektstart wurde daher eine umfassende Vorstudie durchgeführt – gemeinsam mit einem externen Beratungspartner. Ziel war es, die Anforderungen der Fachbereiche zu erheben, Schwachstellen zu analysieren und auf dieser Basis eine realistische Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Das Intranet von Baloise basierend auf M365

Diese Vorstudie war auch entscheidend, um das Management von der Notwendigkeit der Ablösung zu überzeugen. Denn, obwohl das bestehende Intranet funktionierte, war vielen der strategische Rückstand gegenüber aktuellen Microsoft-Technologien und modernen Kommunikationsanforderungen nicht bewusst. Die fundierte Analyse half, den Veränderungsbedarf nachvollziehbar zu machen und ein gemeinsames Zielbild für die neue Lösung zu entwickeln.



Parallel dazu konkretisierte die Group IT ihre Digitalstrategie:

  • Fokus auf Microsoft 365-Standards („Microsoft first“)
  • Reduktion von Drittanbieter-Abhängigkeiten
  • Sicherheit durch Datenhaltung im eigenen Tenant
  • Minimierung von Betriebskosten und Supportaufwand
  • Stärkere Verknüpfung mit bestehenden Tools wie Teams, OneDrive, Planner

Ziel war es daher, das bestehende Intranet vollständig abzulösen und durch eine moderne, performante und zentral steuerbare Plattform zu ersetzen – ohne funktionale Kompromisse, aber mit maximaler Flexibilität für Länder, Redaktionen und Mitarbeitende.

Der Weg zur neuen Lösung

Nach Abschluss der Vorstudie wurde eine unternehmensweite Ausschreibung initiiert. Im Fokus stand die Suche nach einem Partner, der eine SharePoint-native Intranetlösung auf Basis von Microsoft 365 realisieren konnte – ergänzt um gezielte Erweiterungen dort, wo Standardfunktionen nicht ausreichten. Dafür wurden drei grundsätzliche Lösungsansätze geprüft:
  1. Stand-alone-Intranetplattformen außerhalb von M365 – insbesondere für Blue Collar-Szenarien mit eigenständiger Oberfläche. Diese Option wurde ausgeschlossen, da die Integration in bestehende M365-Strukturen nicht möglich war.
  2. Framework-basierte Lösungen auf SharePoint-Basis – klassische Drittanbieterprodukte mit fertigen Intranetkomponenten. Diese boten zwar Komfort, aber auch starke Abhängigkeiten sowie Performanceeinbußen.
  3. Microsoft 365 Out-of-the-Box plus gezielte Eigenentwicklungen – maximal M365-nah, flexibel erweiterbar, strategisch zukunftssicher.
Entschieden wurde sich für Variante 3 – verbunden mit dem Ziel, so viele Anforderungen wie möglich im Microsoft-Standard umzusetzen und gezielt dort zu erweitern, wo es inhaltlich, redaktionell oder technisch notwendig war.

„Uns war wichtig, dass unser Projektpartner zuhört, nicht einfach eine Standardlösung überstülpt und die Komplexität unseres Konzerns versteht. Mit dem UX-Design und der SharePoint-Expertise im Team hat IPI uns genau da abgeholt, wo wir standen.“

Markus Brombacher, Baloise Gruppe
Markus Brombacher Baloise

Umsetzung im Detail

Projektstruktur und Vorgehen

Das Projekt startete im Herbst 2023 mit einem ambitionierten Ziel: Go-Live zum Jahresende 2024 – unter Einhaltung hoher technischer, organisatorischer und regulatorischer Anforderungen. Die Umsetzung erfolgte in einem agilen Setup mit regelmäßigem Austausch zwischen Projektteam, IT, Kommunikation und dezentralen Redakteurinnen und Redakteuren. Anforderungen wurden in Azure DevOps dokumentiert, priorisiert und iterativ umgesetzt. Parallel zur Entwicklung begannen frühzeitig die Tests: Zunächst auf der IPI-Testumgebung, später in der produktionsnahen Umgebung bei Baloise.

Timeline Baloise Case Study Intraneteinführung

Testphasen und Infrastruktur

Ein wesentliches Projektergebnis war die Erkenntnis, dass Tests in der eigenen Systemumgebung so früh wie möglich erfolgen sollten. Aufgrund regulatorischer Anforderungen und komplexer Policy-Strukturen erwies sich das Deployment als anspruchsvoll. Durch enge Zusammenarbeit mit der internen IT konnten diese Herausforderungen jedoch erfolgreich bewältigt werden. Die Kommunikationsabteilung war durchgängig eingebunden, was die redaktionelle Perspektive frühzeitig berücksichtigte. Erste Tests mit ausgewählten Redakteurinnen und Redakteuren unterstützten zusätzlich die Optimierung der Benutzerführung.

News und Community Konzept Startseite Intranet Baloise.

Technische Umsetzung

Die neue Intranetplattform basiert vollständig auf SharePoint Online innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Dabei wurde konsequent auf Standardfunktionen gesetzt, ergänzt um gezielte Eigenentwicklungen, die auf die spezifischen Anforderungen von Baloise abgestimmt sind.

Top News Baloise Intranet

Kernkomponenten der technischen Lösung:

  • Akkordeon-Webpart für eine übersichtliche Darstellung umfangreicher Inhalte in kompakter Form, inklusive Sprungmarken und einfacher Pflege durch die Redaktion.
  • LifeCycle Cockpit zur redaktionellen Steuerung mit Übersicht über Seiten, Prüffristen und Bearbeitungsstatus.
  • Personensuche mit Darstellung spezifischer Metadaten aus internen Systemen, unabhängig von der Standard-Profilkarte.
  • MyTools-Launcher (Floating Button) zur Integration häufig genutzter Anwendungen, technisch gesteuert über Target Audiences.
  • PnP Search Webparts für die Darstellung von News, Kommentaren und Inhalten auf Basis von Microsoft Search.
  • Integration von Viva Engage als Community-Bereich zur Trennung von informeller und unternehmensweiter Kommunikation.
  • Azure Redis Cache zur Performanceoptimierung bei komplexen Startseiten mit über 120 Requests – Microsoft empfiehlt maximal 25.
  • Automatisierte Site-Provisionierung via PowerShell-Skripte sorgt für eine einheitliche Erstellung neuer Inhaltsbereiche auf Basis definierter Templates. So lassen sich redaktionelle Seiten zielgerichtet anlegen und gleichzeitig unternehmensweite Governance-Vorgaben zuverlässig umsetzen.
Das speziell für Baloise entwickelte Akkordeon-Webpart ermöglicht die übersichtliche Darstellung umfangreicher Inhalte – etwa Excel-Tabellen, Bilder, Links oder erklärende Texte – innerhalb eines einzigen, aufklappbaren Bereichs. Die Komponente ist redaktionell intuitiv pflegbar, flexibel konfigurierbar und verbessert die Orientierung auf inhaltsreichen Seiten deutlich.
Baloise Akkordeon Webpart Intranet
Der MyTools-Launcher ist direkt auf der Startseite über einen Floating Button erreichbar und bietet schnellen Zugriff auf häufig genutzte Anwendungen – vom Zeiterfassungstool bis zu lokalen HR-Services. Welche Anwendungen angezeigt werden, hängt vom Standort, der Organisationseinheit oder der Rolle der jeweiligen Nutzerin oder des Nutzers ab.
Applauncher Baloise Intranet

Die Inhalte lassen sich zentral konfigurieren und werden individuell ausgespielt – ohne zusätzliche Navigation, ohne unnötige Klicks. So entsteht eine klare, auf den Arbeitsalltag zugeschnittene Oberfläche, die die Einstiegspunkte für zentrale Prozesse deutlich verkürzt. Ziel war es, eine performante, wartungsarme und erweiterbare Plattform zu schaffen, die sich flexibel an unterschiedliche Nutzergruppen, Sprachen und Anforderungen anpassen lässt, ganz ohne dabei Kompromisse bei Sicherheit oder Compliance einzugehen.

Personalisierung und zielgerichtete Kommunikation

Bei Baloise sehen Mitarbeitende nur die Inhalte, die für ihre Arbeit relevant sind: abgestimmt auf Standort, Sprache, Abteilung oder Rolle. Technisch gesteuert wird das über sogenannte Target Audiences, mit denen Inhalte gezielt nach Zielgruppe ausgespielt werden.
Die redaktionelle Struktur kombiniert unternehmensweite Pflichtkanäle mit frei abonnierbaren Wahlkanälen. Konzernweite Nachrichten erscheinen über einen zentralen Kanal. Ergänzend dazu verfügen die Ländergesellschaften über eigene Kommunikationsbereiche mit redaktioneller Verantwortung, innerhalb eines einheitlichen Systems. Mehrsprachige Inhalte lassen sich gezielt pflegen und ausspielen. Die Redaktion entscheidet je nach Kontext, ob Inhalte übersetzt, lokalisiert oder in einer bestimmten Sprache bereitgestellt werden.

Persönliche Nachrichteneinstellung Baloise Intranet

Auch im Eventbereich und im MyTools-Launcher greifen dieselben Mechanismen: Nutzende sehen nur die Anwendungen, Services oder Veranstaltungen, die für sie relevant sind – abhängig von Arbeitsort oder Funktion. So entsteht eine Informationslandschaft, die gezielte Kommunikation ermöglicht, ohne
unnötige Ablenkung oder Mehraufwand.

Migration und Redaktionskonzept

Der redaktionelle Aufbau wurde so konzipiert, dass sie einer dezentralen Organisation mit über 240 aktiven Redakteurinnen und Redakteuren gerecht wird – verteilt über mehrere Länder und Sprachräume. Zur Steuerung redaktioneller Inhalte nutzt Baloise ein Lifecycle Cockpit, das auf vorhandenen Microsoft-365-Komponenten basiert und gezielt weiterentwickelt wurde. Es bündelt Informationen zu Seitenstatus, Zuständigkeiten und Fristen in einem Dashboard – ergänzt um eine automatisierte Erinnerungsfunktion. Nach sechs Monaten erhalten Redakteurinnen und Redakteure einen Hinweis zur Überprüfung der Inhalte. So bleibt das Intranet dauerhaft aktuell, ohne zusätzlichen Koordinationsaufwand durch zentrale Stellen.

Lifecycle Cockpit Baloise Intranet

Neue Inhaltsbereiche werden automatisiert auf Basis vordefinierter Templates angelegt. Die Seiten sind dabei modular aufgebaut und lassen sich flexibel an die jeweilige Zielgruppe oder das Redaktionsumfeld anpassen. So entstehen konsistente Strukturen, ohne redaktionelle Eigenverantwortung einzuschränken. Zur Einführung der Plattform wurden die Redaktionen intensiv begleitet. Neben Schulungsunterlagen und Redaktionsleitfäden standen digitale Q&A-Sessions, persönliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sowie technische Hilfsmittel zur Verfügung.

Auch die Migration der Inhalte wurde bewusst als redaktioneller Prozess gestaltet. Die bisherigen Seiten wurden nicht automatisch übertragen, sondern manuell bewertet, überarbeitet oder gezielt neu aufgebaut. Mithilfe von Google Analytics ließ sich nachvollziehen, welche Inhalte tatsächlich genutzt wurden – alle anderen wurden archiviert oder nicht übernommen. Auf diese Weise entstand ein übersichtliches, aktuelles Intranet mit klaren Verantwortlichkeiten und belastbaren redaktionellen Prozessen – abgestimmt auf die Arbeitsweise eines internationalen Konzerns.

Erfolge und Learnings

Der Go-Live des neuen Intranets erfolgte planmäßig zum Jahresende 2024. Nach einer intensiven Phase der Entwicklung, Migration und Schulung startete die Plattform stabil und wurde innerhalb weniger Wochen unternehmensweit angenommen. Die Rückmeldungen aus den Landesgesellschaften, der zentralen Kommunikation und den Fachbereichen bestätigen die hohe Relevanz und Alltagstauglichkeit der neuen Lösung. 

Die Plattform erfüllt zentrale Anforderungen besser als das Vorgängersystem:

  • Stabilität und Performance auch bei umfangreichen Startseiten durch gezieltes Caching.
  • Einheitliche Nutzerführung über Länder- und Sprachgrenzen hinweg.
  • Redaktionelle Entlastung durch reduzierte Komplexität, zentrale Tools und klare Zuständigkeiten.
  • Gezielte Kommunikation durch mehrsprachige Inhalte und audience-basiertes Targeting.
  • Reduzierte Komplexität durch den Verzicht auf zusätzliche Plattformen und maximale Nutzung von Microsoft 365.

Technisch profitiert das System von der nahtlosen Einbettung in die Microsoft-Welt: Dokumente, Aufgaben und Tools lassen sich kontextbezogen einbinden – ohne Umwege, ohne Medienbrüche. Im Projektverlauf wurden mehrere Faktoren identifiziert, die maßgeblich zum Erfolg beigetragen haben und bei zukünftigen Vorhaben berücksichtigt werden sollten.

Erkenntnisse aus der Umsetzung:

  • Testläufe in der Zielumgebung frühzeitig einplanen, um technische Abhängigkeiten und Policies realitätsnah zu prüfen
  • Manuelle Migration gezielt nutzen, um Inhalte zu überarbeiten und zu verschlanken.
  • Redakteurinnen und Redakteure aktiv begleiten, nicht nur technisch, sondern auch kommunikativ.
  • Kommunikationsmaßnahmen frühzeitig intern verankern – um Erwartungen zu steuern, Akzeptanz aufzubauen und Rückfragen zu reduzieren.
  • Individuelle Startseiten technisch frühzeitig durchdenken, um Performanceverluste zu vermeiden.

Die Einführung des neuen Intranets verbessert die Zusammenarbeit in einem internationalen, dezentral organisierten Unternehmen. Verlässliche Technik und eine durchdachte Informationsarchitektur sorgen dafür, dass Inhalte auffindbar sind, Prozesse effizienter laufen und Kommunikation zielgerichtet funktioniert.

Ausblick

Mit dem Go-Live ist der Aufbau des neuen Intranets abgeschlossen und die Weiterentwicklung hat bereits begonnen. Im Fokus stehen dabei zwei Ziele: die Stärkung der redaktionellen Eigenverantwortung in den Ländern und die schrittweise Integration weiterer Microsoft-365-Komponenten. Zukünftig sollen Redaktionen noch stärker in der Lage sein, Inhalte eigenständig zu erstellen, zu pflegen und auszuspielen – ohne technische Hürden oder Abhängigkeit von zentralen Stellen. Die Plattform wurde dafür bewusst modular aufgebaut und lässt sich flexibel an neue Bedarfe anpassen.
Auch das Zusammenspiel mit Microsoft Teams, Planner, Viva Engage und OneDrive wird weiter ausgebaut. Ziel ist eine integrierte Arbeitsumgebung, die redaktionelle, kollaborative und operative Aufgaben nahtlos miteinander verbindet. Die Plattform ist so angelegt, dass sie mit den Anforderungen wachsen kann. Die Erfahrungen aus der Einführung fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung ein

Download derBaloise Case Study

Stand: Juni 2025

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